IBCS Standards SUCCESS Regeln im Überblick

IBCS Standards. Die International Business Communication Standards setzen sich aus sieben Regelbereichen zusammen, aus deren sich der Begriff SUCCESS ergibt.

 

IBCS Standards. Die INTERNATIONAL BUSINESS COMMUNICATION Standards¹ bauen auf den Überle-
gungen von Prof. Dr. Rolf Hichert auf. Er entwickelte die Hichert® SUCCESS–Regeln, welche noch heute die Grundlage für die IBCS®-Standards sind. 2013 übertrug Prof. Dr. Rolf Hichert wesentliche Teile des von ihm entwickelten Regelwerks auf die IBCS Association.

Bei den International Business Communication Standards geht es darum, eine verständliche und einheitliche Gestaltung von Tabellen (tables), Diagramme (charts) und Dashboards in Berichten und Präsentationen sicher-
zustellen. Dadurch wird die interne und externe Geschäftskommunikation verbessert.

Video: Mit Hi Chart nach IBCS Standards gleiche Sprache für Sender und Empfänger 

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IBCS Standards. Die International Business Communication Standards¹ setzen sich aus sieben Regelbereichen zusammen, aus deren Anfangsbuchstaben sich der Begriff SUCCESS ergibt. Wenn man sich an die Internatio-
nal Business Communication Standards hält, ist dies gleichzeitig ein Versprechen zur effektiven Business Communication.

SAY – Botschaft vermitteln

Das zentrale Element eines jeden Berichts ist seine Botschaft. Die SAY-Regeln dienen dazu, diese Botschaft zu identifizieren, sie auf die Zielgruppe abzustimmen und die einzelnen Berichtsobjekte und ihre respektiven Bot-
schaften so zueinander in Verbindung zu setzen, dass sie diese Botschaft unterstützen. Die Botschaft wird in drei Dimensionen unterteilt: Feststellung, Erklärung und Empfehlung. Die Ausprägung variiert je nach Beziehung zwischen Sender und Empfänger. Ein Bericht an den Vorstand sollte alle drei Ausprägungen und unter Umstän-
den auch die Bewertung von Alternativen enthalten.²
Haben Sie etwas zu berichten? Oft sind Berichte nur Sammlungen von Daten ohne erkennbare Botschaft an die Empfänger. Das gilt auch für die meisten Präsentationen.

UNIFY – Semantische Notation

Das Prinzip der semantischen Notation ist, dass gleichartige Inhalte gleich visualisiert werden. Anders als in anderen Disziplinen, man denke nur an Musiknoten oder Schaltpläne, gibt es in der Geschäftskommunikation bisher wenig bis keine solchen Standards, auch wenn ein Großteil der Informationen aus historischen und regulatorischen Gründen grundsätzlich sehr einheitlich ist. Die semantische Notation erstreckt sich über alle Bestandteile der Geschäftskommunikation, wie Terminologie, Beschreibungen, Dimensionen, alle visuellen Elemente u.v.m. Ein Notationsstandard wie IBCS fördert insbesondere dann das Verständnis, wenn das Berichtswesen der Dynamik des Marktumfelds folgt und immer mehr Ad-hoc-Berichte entstehen.
Gleiches wird gleich dargestellt und Verschiedenartiges darf nicht gleich dargestellt werden. Eindeutige Gestaltungsregeln erleichtern die Erstellung und das Verständnis.

CONDENSE – Informationsdichte erhöhen

Die Condense-Regeln fallen vielen Leuten, die sich mit Präsentationen befasst haben, schwer. Während die Informationsdichte bei Präsentationsdokumenten in der Regel eher reduziert wird, damit das Dokument nicht vom Redner ablenkt, sollen Berichte für sich selbst sprechen können und sind stark von der Relation einzelner Informationen zueinander abhängig, auf deren Basis Entscheidungen gefällt werden. In der Regelgruppe CONDENSE geht es also darum, mit hoher Informationsdichte auf einer Berichtsseite komplexe Sachverhalte transparent darzustellen.
Hohe Informationsdichte ermöglicht die Darstellung komplexer Sachverhalte. Erst der Überblick über das Gesamte lässt eine korrekte Bewertung von Detailinformationen zu.

CHECK – Visuelle Integrität sicherstellen

Die visuelle Integrität bezeichnet die durchgängige und konsequente Verwendung von Maßeinheiten, Skalie-
rungen und anderen Dingen, die durch ihre Darstellungsform Missverständnisse beim Berichtsempfänger aufkommen lassen könnten. Gleiche Dinge sollten immer auch gleich formatiert und skaliert werden. Abgeschnittene Achsen in Grafiken mit stark abweichenden Werten sollten vermieden und durch andere Dar-
stellungsmöglichkeiten ersetzt werden. Visualisierungen über Flächen und Flächenvergleiche sind schwer verständlich und gegenüber linearen Darstellungen im Nachteil. Die wahrheitsgetreue Darstellung von Infor-
mationen ist das Kernthema von CHECK.² Insbesondere unterschiedliche Skalierungen erzeugen oft eine Wahrnehmungsverzerrung, die dazu führt, dass Empfänger Berichte falsch interpretieren. Um das zu ver-
meiden, sollten alle Grafiken auf ein und derselben Seite stets gleich skaliert sein.
Berichtsempfänger erwarten inhaltlich richtige Daten. Aber sind die richtigen Daten auch richtig dargestellt? Manipulierte Diagramme sind in der Geschäftskommunikation an der Tagesordnung.

EXPRESS – Geeignete Visualisierung wählen

Mit den immer fortschrittlichen Dashboard- und Reporting Lösungen auf dem Markt gibt es auch immer neue Visualisierungsmöglichkeiten. Viele dieser Darstellungen sind optisch reizvoll und werden deshalb gerne für Dashboards und Berichte gewählt. Dabei wird die Informationsqualität dieser Darstellungen oft nicht hinterfragt. Kuchendiagramme beispielsweise sind flächenintensiv, bei relativ geringer Aussagekraft und können in der Regel durch gestapelte Säulen-/Balkendiagramme ersetzt werden. Spinnennetz- oder Radargrafiken sind sehr stark von der Anordnung der einzelnen Dimensionen abhängig und sind daher ganz zu vermeiden.²
Gute Visualisierung beginnt mit der Wahl des Diagramm- und Tabellentyps, der möglichst schnell die gewün-
schte Botschaft samt zugrunde liegender Fakten vermittelt.

SIMPLIFY – Überflüssiges vermeiden

Die Regelgruppe Simplify ist an sich selbsterklärend: alle Elemente, die nicht der Information des Berichts-
empfängers dienen, sollen vermieden werden. Auf erster Ebene sind dies beispielsweise grafische Effekte
(3D, Schatten etc.), die keinerlei Informationsgehalt bieten und nur von der eigentlichen Information ablenken. Die ultimative Konsequenz dieser Regel fällt allerdings schwer, denn sie bedeutet oftmals den Verzicht auf große Teile der Corporate Identity in den Berichten. Einige Unternehmen haben dies bereits erkannt und verzichten bei internen Berichtsmate.

Alles, was keine Bedeutung hat, sollte wegfallen – Beispiele:

• Rahmen
• Schattierungen
• 3D-Effekte
• Unnötiger Einsatz von Farben
• Wiederholte Nennung ein und derselben Einheit (Euro, Mitarbeiter, Kunden etc.) Unnötige Stilmittel lenken von den Inhalten ab und erzeugen ein störendes Rauschen.²

Die Lösung: weniger Dekoration, mehr Information. Die Lesbarkeit von Diagrammen und Tabellen wird durch SIMPLIFY erleichtert. Das Entfernen von ‚Rauschen‘ und ‚Redundanz‘ befreit die Berichtsobjekte von vermeid-
baren Nebengeräuschen.

STRUCTURE – Inhalt gliedern

Berichte und Präsentationen haben in vielen Fällen keine in sich logische Struktur. Überschneidungen und Unvollständigkeit erschweren das Verständnis von Geschäftskommunikation und sollten deshalb unbedingt vermieden werden. Das Akronym GÜTE bündelt zentrale Empfehlungen von STRUCTURE:

• Gleichartig: Auflistungen und Strukturen sollten auf jeder Ebene sowohl inhaltlich als auch formal gleichartig sein. In eine strukturelle Gliederung nach „Umsatz”, „Kosten” und „Ergebnis” passt beispielsweise nicht der „Vertrieb”.
• Überschneidungsfrei: Strukturen büßen an Verständlichkeit ein, wenn sich einzelne Elemente überschneiden. Das ist zum Beispiel bei „Projektzielen” und „Projektanforderungen” der Fall.
• Treffend: Strukturen sollten zum Sachverhalt passen und sich an der Botschaft und damit am Regelbereich SAY (vgl. SAY) orientieren.
• Erschöpfend: Erst wenn alle Aspekte eines übergeordneten Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden und damit vollständigen Gliederung. Eine Aufteilung von Mitteleuropa in Deutschland, Österreich, Schweiz und Belgien wäre also nicht erschöpfend, weil es in Mitteleuropa weitere Länder gibt.²

IBCS Standards, ausgedrückt in diesen sieben Regelbereichen¹, sollten in der Zukunft in der Geschäftskom-
munikation in den Unternehmen und auch in deren Bereichen eine immer größere Rolle spielen, da nur so die Botschaften zwischen Sender und Empfänger auch sofort von allen Adressaten unmissverständlich verstanden und mögliche individuelle Auslegungen so vermieden werden können.

So kann ein Musiker aus Deutschland auch die ihm vorliegenden Noten eines Musikstückes aus Russland, Amerika oder Japan sofort lesen und ebenfalls auch in Musik umsetzen, ohne das eigentliche Musikstück je selbst gehört zu haben. Mit der Integration HI CHART für Corporate Planner erfüllen wir zu 100% die IBCS Standards.       

Gute Berichte müssen in Präsentationen auch ohne Referenten auskommen. In einer Präsentation funktioniert dieses Prinzip sehr gut, denn im Gegensatz zu den typischen Berichten gibt es hier einen Sprecher, der einen Großteil der relevanten Informationen vermittelt und den Foliensatz im Hintergrund nur nutzt, um das Gesagte optisch zu unterstützen.¹ 

IBCS Standards SUCCESS Regeln im Überblick

Dies bedeutet einerseits, dass all die Informationen, die man in einer Präsentation auf der Tonspur vermitteln würde, direkt in den Bericht integriert werden müssen, was mit Tabellen oder Kommentaren geschehen kann. Dabei sollten die Berichte so strukturiert sein, dass Zusammenhänge instinktiv verstanden werden können: so wie das menschliche Gehirn beim Autofahren auch bei hohen Geschwindigkeiten noch in der Lage ist, diverse Verkehrszeichen quasi gleichzeitig zu interpretieren und angemessene Handlungen abzuleiten, kann diese Mustererkennung auch im Berichtswesen instrumentalisiert werden. Der Schlüssel hierzu ist ein hoher Grad
der Harmonisierung für alle Berichtsobjekte.

Dass wir Verkehrszeichen und Fahrbahnmarkierungen quasi nebenbei interpretieren können, liegt zum großen Teil auch an einer deutschlandweit und teilweise sogar international einheitlichen Normierung. Analog dazu sollten auch Berichte zumindest innerhalb eines Unternehmens zu großen Teilen standardisiert sein. Das Thema Eihaltung von IBCS Standards wird uns in Zukunft stetig weiter begleiten und diese Standardisierung erstreckt sich über viele Bestandteile und Dimensionen eines Berichts, von denen einige offensichtlich sind
und andere aufgrund von Software-Standardeinstellungen oft übersehen werden.¹

¹IBCS® ist eine eingetragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.
²Whitepaper UCCESS-Regeln, Hi-Chart GmbH, Simone Doerfner CP Corporate Planning AG, Jens Ropers CA Akademie AG

Mehr zum Thema: IBCS Standards SUCCESS Regeln im Überblick
unter: www.kirchhoff-controlling.de

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