Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling. Wie Sie Ihre Produktivität bei der Projektplanung und im Projektcontrolling innerhalb von nur 4 Tagen verdoppeln!

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling. Projektcontrolling mit Controlling Software einfach und genial. Auf dieser Seite möchten wir Sie über neue Anforderungen, Methoden und neue Erkenntnisse auf dem Gebiet Projektcontrolling informieren und über Controlling Software Projektplanung und Projektcontrolling im Mittelstand auch mit Ihnen diskutieren.

„Controlling“ als Begriff ist mehr als Kontrolle sondern bedeutet im Englischen soviel wie steuern. Dies beinhaltet natürlich auch Kontrollen, geht aber weit darüber hinaus. Projektcontrolling ist in diesem Zusammenhang mit dem Fahren eines Modernen Autos zu vergleichen: Ein modernes Auto verfügt über einen komplexen Bordcomputer, der eine Vielzahl von Parametern ständig abfragt, überwacht und bewertet. Dem Fahrer werden von diesen vielen Parametern aber nur wenige Daten zur Verfügung gestellt.

Die Geschwindigkeit, die Drehzahl, die Tankanzeige usw. Würden alle erfassten Daten immer zur Verfügung gestellt, müsste anstelle des Beifahrersitzes ein großer Bildschirm installiert werden und der Fahrer wäre vollkommen überfordert und würde deshalb wahrscheinlich ein höheres Unfallrisiko auf sich ziehen.

Analog dazu sollte die Projektleitung sich auf die wesentlichen Parameter beschränken, weniger ist in diesem Zusammenhang oft mehr. Wesentliche Kennzahlen (siehe unten) wie Fertigstellungsgrade, Meilensteine und Ressourcenverbrauch sollten konsequent verfolgt werden. Details müssen auf Arbeitspaketebene eigen-
verantwortlich erarbeitet werden und nur im Krisenfall eskaliert werden. 

Projektcontrolling ist Bestandteil des Projektmanagements. Nach der DIN 69901 steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmen Planung und Kontrolle der Durchführung.“

Während sich Projektmanagement unter anderem auch mit der Auswahl und Führung der Mitarbeiter, Zeit-
erfassung und Personalplanung beschäftigt, konzentriert sich das Projektcontrolling darauf, zu prüfen, ob die Projektziele und die Projektkosten eingehalten werden.

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Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling im Mittelstand gewinnt immer mehr an Bedeutung!

Projektcontrolling als:   Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

  • Das Projekt als zu verkaufende Leistung (Engineering, Großanlagen, Beratung)
  • Das Projekt als besondere Aufgabe im Unternehmen (Entwicklungs-, Investitions-, Beteiligungs-, Organisationsprojekte)
  • Periodische Unternehmensplanung und Projektplanung 
  • Denken und Handeln in Projekten  Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling
  • Der Controller als betriebswirtschaftlicher Begleiter und Betreuer des Projekts

Controlling Software Projektplanung und Projektcontrolling im Mittelstand kommt in Zukunft eine völlig neue Bedeutung in diesen Unternehmen. 

Kennzahlen und Methoden des Projektcontrollings

Für erfolgreiches Projektcontrolling sind drei Kennzahlen wichtig:

  • die Zeit bis zum Projektabschluss   Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling
  • die aufgewendeten Kosten bis zum Projektabschluss  Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling
  • der Fertigstellungsgrad Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

Damit diese Kennzahlen aussagekräftig sind, ist es wichtig, sie im Vorfeld zu definieren – z.B. als Prozent-
zahlen. 
Somit kommt den Thema Vertriebskennzahlen sowie Controlling Software Projektplanung und Projektcontrolling im Mittelstand ebenfalls eine wichtige Rolle zu. 

Methoden des Projektcontrollings

Gute Projektsteuerung gelingt nur bei methodischem Vorgehen. Dazu gibt es verschiedene Methoden, die im Folgenden erörtert werden sollen. Projektplan und Projektplanung – Ein guter Projektplan zeigt auf, welche Mitarbeiter wie lange mit welcher Tätigkeit beschäftigt sind. 

Der Projektmanager kann so stets den Stand des Projekts prüfen und weiß, welcher Mitarbeiter an welchem Projektschritt arbeitet. Für das Projektcontrolling ist der Projektplan deswegen wichtig, weil er alle Projekt-
schritte grafisch veranschaulicht.

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling im Mittelstand

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

Bild: Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling im Mittelstand

Meilensteintrendanalyse – Die Meilensteintrendanalyse ist ebenfalls gut geeignet für erfolgreiches Projekt-
controlling. 
Dabei werden zeitlich verbindliche Meilensteine festgelegt. Beispielsweise soll ein bestimmter Projektschritt an einem bestimmten Tag zu einer festgelegten Uhrzeit abgeschlossen sein. 

Ob dies erfolgt ist, lässt sich einfach überprüfen. Wichtig ist es jedoch, realistisch zu planen und Pufferzeiten einzukalkulieren. Mithilfe der Meilensteintrendanalyse kann die Einhaltung mehrere Projektschritte gut überwacht und aus dem Ergebnis ein Trend abgeleitet werden. Dieser ist hilfreich für den Zeitplan des laufenden Projekts – und auch für die zukünftige Projektplanung.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektcontrolling

  • Damit Projektcontrolling überhaupt erfolgreich stattfinden kann, ist es wichtig, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Es muss eine transparente und nachvollziehbare Zielplanung geben, die den Anforderungen der SMART-Kriterien genügt und die Aussagen zu den drei Zieldimensionen Terminen, Ressourcen und Ergebnissen beinhaltet.
  • Die Planungsstrukturen müssen mit den späteren Abfragestrukturen übereinstimmen.
  • So ist es z. B. in vielen Projekten ein Problem die Personalkosten eindeutig den Projekten zuzurechnen.Ist dies nicht der Fall, kann nur schwer nachvollzogen werden, inwieweit das Projekt sein Personalkostenbudget eingehalten hat oder nicht. Im Zweifel ist es oft hilfreich für die jeweiligen Projekte eigene Kostenstellen zu schaffen.  im Mittelstand
  • Es ist wichtig, dass die für das Projektcontrolling wesentlichen Kennzahlen zeitnah erfasst werden und der Projektleitung zur Verfügung gestellt werden, so dass ggf. notwendige Maßnahmen eingeleitet werden können bevor es zu spät ist.
  • Ehrlichkeit und ein gewisses Maß an Offenheit sind wichtige Voraussetzungen, damit Projektcontrolling zielführend sein kann.Wenn bewusst gelogen wird, sind die meisten Controllingsysteme nur noch unter unverhältnismäßig hohem Aufwand in der Lage ein Projekt zu steuern.
  • Eine Unternehmenskultur, die es erlaubt Fehler zu machen und die Fehler als eine Chance zum Lernen betrachtet.Andernfalls werden nicht weniger Fehler gemacht, sie werden nur besser vertuscht. Dadurch werden sie später erkannt und ziehen meist höhere Folgekosten nach sich.

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling im Mittelstand

Der Controlling-Regelkreis Projektcontrolling findet in einem permanenten Regelkreis statt, der sich wie folgt darstellt: 

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling

Bild: Regelkreis im Controlling

Dieser Regelkreis ist keineswegs eine Erfindung des Projektmanagements, sondern beschreibt ganz allgemein den Managementprozess und entspricht einem modernen Verständnis von Führung.

  • Die Zielsetzung ist der erste Schritt um ein Projekt zu steuern. Wer nicht weiß, wo er hin will, kann auch nicht nach dem Weg fragen.Der Prozess der Zieldefinition ist an anderer Stelle hinreichend beschrieben, hier sei lediglich auf die Einhaltung der SMART-Kriterien verwiesen.
  • Die Planung ist notwendig, um zu erarbeiten, wie genau die Ziele erreicht werden sollen und welche Maßnahmen bzw. Arbeitspakete, und Meilensteinebis zur Zielerreichung abgearbeitet werden müssen. Die Planung sollte alle Aktivitäten zur Zielerreichung in einen sinnvollen Zusammenhang stellen (inhaltlich wie auch terminlich) und darüber hinaus sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
  • Im Rahmen der Datenerfassung werden basierend auf den Soll-Daten der Planung von den entsprechend Verantwortlichen reelle Ist-Daten erhoben. Dieser Prozess sollte regelmäßig und vor allem zeitnah erfolgen, um ggf. bei Fehlentwicklungen rechtzeitig intervenieren zu können.
  • Im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs werden die erhobenen Ist-Daten mit den ursprünglich geplanten Soll-Daten abgeglichen.Wichtig in diesem Zusammenhang ist zunächst eine Beschränkung auf den reinen Vergleich, ohne vorschnell falsche Schlüsse zu ziehen.
  • Die Abweichungsanalyse ermittelt welche und warum Abweichungen aufgetreten sind. Da Projekte ein komplexes Vorhaben darstellen, ist fast immer mit Abweichungen zu rechnen. Die entscheidende Frage, die nun geklärt werden muss, ist ob es sich um eine vernachlässigbare (weil unbedeutende) Abweichung handelt, ob eine singuläre Abweichung aufgrund eines einmaligen Planungsfehlers oder veränderter Rahmenbedingungen vorliegt oder ob es sich sogar um eine systematische Abweichung handelt.Bei systematischen Abweichungen liegt eine Fehlannahme oder eine Veränderung der Rahmenbedingungen vor, die über das einzelne Ereignis hinaus wirkt. Also z. B. einer zu niedrigen Kostenannahme im Bereich der geplanten Stundensätze von externem Personal.Diese Abweichungen werden auch in anderen Arbeitspaketen später zu Problemen führen. Als Grundlage für die Abweichungsanalyse dient idealerweise ein Problembericht, der alle notwendigen Aspekte hinreichend beleuchtet und auch zur Beschreibung von notwendigen Gegenmaßnahmen dient.
  • Aufbauend auf der Abweichungsanalyse werden bei Bedarf geeignete Maßnahmen definiert, die ein Gegensteuern ermöglichen.Wenn es sich in diesem Zusammenhang um Änderungen im Projekt handelt, muss auf jeden Fall der Änderungsprozess eingehalten werden.
  • Die Erfolgskontrolle stellt sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen auch wirklich zur Problemlösung geführt haben. Dieser entscheidende Schritt ist deshalb so wichtig, weil nach aufgetretenen Problemen normalerweise „die Luft sowieso schon dünner“ geworden ist und erneute Fehlschläge meist nicht mehr hinnehmbar sind.
  • Ausgehend von diesen nun hoffentlich erfolgreichen Maßnahmen, werden Ziele neu definiert bzw. erweitert, um so die nächste Runde im Controlling-Regelkreiszu drehen. 

Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling im Mittelstand

Controlling Software Projektplanung ProjektcontrollingHerausforderungen des Controlling-Regelkreises

Der Controlling-Regelkreis ist eine relativ simple Managementtheorie, die dennoch für alle Beteiligten eine Herausforderung darstellt.
Oft wird gegen Grundregeln des Regelkreises verstoßen. 

Eine Gefahr stellt in diesem Zusammenhang oft dar, dass
sich die Beteiligten zu sehr auf ihren großen Erfahrungsschatz verlassen. 
Dadurch unterbleibt eine sorgfältige Abweichungs-
analyse
.
Stattdessen werden vorschnell Maßnahmen definiert,
die vielleicht in der Vergangenheit geholfen haben, im aktuellen Fall aber eventuell nicht Ziel führend sind. 

Dass ein zu großer Fokus auf das Lernen aus Erfahrungen ein Lernverhinderer ist, hat bereits Peter Senge nachgewiesen (vgl.http://www.solonline.org/res/kr/learningorg.html) .

Ebenso häufig anzutreffen ist das Problem, dass zwar Maßnahmen zur Problemlösung eingeleitet werden, diese aber dann nicht in Bezug auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Controlling Software Projektplanung und Projektcontrolling im Mittelstand also ein sehr wichtiges Thema. 

Wesentliche Kennzahlen aus Sicht der Projektleitung Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass nur die wesentlichen Kennzahlen eines Projektes gesteuert werden, damit einerseits nicht mit hohem Aufwand unnötige „Zahlenfriedhöfe“ angelegt und gepflegt werden und andererseits gleichzeitig alle zur Projektsteuerung relevanten Informationen vorliegen. 

Welche Kennzahlen genau, das muss projektspezifisch geklärt werden. Laufen in einer Organisation mehrere Projekte parallel, ist es sinnvoll hierzu im Projekthandbuch Festlegungen zu treffen. Im Folgenden soll eine Auswahl nützlicher Kennzahlen vorgestellt und diskutiert werden.

Arbeitspaket- und Meilensteincontrolling: Als die wesentliche Planungseinheit des Projektmanagements gelten die Arbeitspakete und Meilensteine. Sie sollten im Mittelpunkt aller Controllingaktivitäten der Projektleitung stehen. Aus Sicht der Projektleitung sollte zunächst die grundsätzliche Entscheidung getroffen werden, ob Arbeitspakete jeweils komplett oder aufgesplittet in die Zieldimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse kontrolliert werden. 

Die eigentliche Steuerung der Arbeitspakete erfolgt dann durch die Arbeitspaketverantwortlichen. Diese steuern eigenverantwortlich auf Grundlage der mit der Projektleitung abgestimmten Planung. Controlling Software Projektplanung und Projektcontrolling im Mittelstand gewinnt also immer mehr an Bedeutung.

Nur wenn Abweichungen von der Soll-Planung absehbar werden, wird das Problem mittels Problemreport eskaliert. Zur Visualisierung wird neben der Meilensteintrendanalyse vor allem auch der PSP genutzt. Während die Meilensteintrendanalyse vor allem eine Sicht auf das gesamte Projekt ermöglicht und damit für außen Stehende interessant ist, bietet sich der PSP eher für die detaillierte Sicht auf Arbeitspaketebene an.

Mehr Informationen zum Thema Controlling Software Projektplanung Projektcontrolling
unter: kirchhoff-controlling.de

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