Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling. Wie Sie Ihre Produktivität bei der Personalplanung und im Personalcontrolling innerhalb von nur 3 Tagen verdoppeln!
Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling. Personalcontrolling mit Controlling Software einfach und genial. Auf dieser Seite möchten wir Sie über neue Anforderungen, Methoden und neue Erkenntnisse auf dem Gebiet Personalcontrolling informieren und natürlich auch mit Ihnen diskutieren.
Controlling Software Personalplanung und Personalcontrolling im Mittelstand – oder Personalcontrolling Allgemein kann sowohl ein Funktionsbereich des Personalwesens als auch ein Teil des Unternehmens-
controlling sein. Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
Der Begriff ist eine neuere Wortschöpfung, der die Teilaufgaben der Personalwirtschaft subsumiert und findet Mitte der 1980er Jahre erstmalige Erwähnung. So ist der Begriff Personalcontrolling im Gabler Wirtschaftslexikon in der Auflage von 1988 überhaupt noch nicht enthalten, wohl aber Begriffe wie Personalplanung und Personal-
informationssystem. Das primäre Betrachtungsobjekt des Personalcontrollings ist die Belegschaft des Unternehmens.
Typischerweise stehen dabei nicht einzelne Mitarbeiter, sondern immer Mitarbeitergruppen oder die Gesamtheit der Beschäftigten im Fokus.
Typische Betätigungsfelder zum Thema Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand sind:
- Mitarbeiterzahlen Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Kostenstrukturen Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Personalplanung Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Risikomanagement (⇒ Personalrisiko) Controlling Software Personalplanung und Personalcontrolling im Mittelstand
- Kennzahlenermittlung Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Bildungsbedarfsanalyse Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Erhebung von Stimmungsbildern Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Organisationseinheiten Controlling Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
- Planstellen Controlling Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
Unverzichtbare Basis für jedes Personalcontrolling ist die Verfügbarkeit eines für die Herstellung von aussage-
kräftigen Personalstatistiken geeigneten Personaldatenbestandes. Nicht geeignet in diesem Sinne sind bereits gruppierte oder summierte Vorselektionen, sondern ausschließlich auf Personenebene dargestellte Daten-
bestände. Personalcontrolling ist weit mehr als eine rückblickende oder bestenfalls monatsaktuelle Personalstatistik.
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Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Die nachfolgenden Abgrenzungen haben sich als hilfreich erwiesen:
- Ist-Daten: personenbasierende Daten (z. B. persönliche Daten von Mitarbeitern, Personalkosten pro Mitarbeiter, zur Verfügung stehende Kapazität etc.) und Daten der gegenwärtigen Organisationsstruktur
(z. B. Planstellen und organisatorische Einheiten mit ihren Eigenschaften)
- Vorausschau-Daten: als gesichert geltende, personenbezogene Zukunftsdaten mit sehr hoher Eintrittswahrscheinlichkeit, die im Personalsystem bereits erfasst bzw. hinterlegt und somit „greifbar“ sind
(z. B. zukünftige Ein- und Austritte, Versetzungen, Wechsel in den Ruhestand, Arbeitszeitveränderungen, Beendigung der Ausbildungszeit etc. oder bereits gesicherte Veränderungen in der Organisationsstruktur)
- Prognose-Daten: ungesicherte, oft nicht an bestimmbare Personen gebundene, personenbasierende Zukunftsdaten aus Trends, Hochrechnungen oder Fortschreibungen
(z. B. Fluktuation, erwartete Mutterschutz- und Elternzeiten)
Durch die Nutzung von Szenarien und Trends kann das Personalcontrolling im Unternehmen bei Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung der Umsetzung organisatorischer Veränderungen und neuer Unternehmens-
strategien wertvolle Beiträge leisten (Wertschöpfung). Eine weitere begriffliche Abgrenzung lässt sich zwischen quantitativen und qualitativen Daten vornehmen.
Quantitative Daten sind in allen Sparten des Controllings (auch Unternehmens- und Finanzcontrolling) vorhanden, qualitative Daten sind eine Besonderheit des Personalcontrollings.
- Quantitative Daten (einzeln oder kumuliert): Personalkosten, Personalkapazitäten, Mitarbeiterzahlen etc.
- Qualitative Daten: Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsbereitschaft, nicht durch Messmethoden, aber beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen ermittelbare Kenntnisse und Fertigkeiten, soziale und methodische Kompetenzen, Betriebsklima, Innovationskraft und –bereitschaft etc.
Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Qualitätsmerkmale Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand. Die Ausführungen oben haben schon darauf verwiesen, dass es beim Personalcontrolling unter den Bedingungen mittelstän-
discher Unternehmen besonders darauf ankommt, ein günstiges Verhältnis zwischen dem zu treibenden Aufwand und dem zu erwartenden Nutzen zu erzielen.
Welche Qualitätsmerkmale bestimmen nun den Nutzen, den die Anwender (zu nennen sind Unternehmens-
leitung, Bereichsleitungen, Personaler, Mitarbeitervertretung, Mitarbeiter, aber ggf. auch Externe) aus dem Personalcontrolling ziehen können?
Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand!
Vor der Einführung sollte in jedem Fall überlegt werden, ob und wie diese Qualitätsmerkmale durch das zu konstruierende Personalcontrolling-System erfüllt werden können:
- Bedarfsorientierung: Personalcontrolling soll nach Möglichkeit nur Informationen bereitstellen, die dem Informationsbedarf der genannten ‚Kunden‘ entsprechen.
- Die Gestaltungsfragen müssten also lauten: Welche Informationen werden von den Interessenten benötigt? Oder von den Informationen her gefragt:Wer benötigt diese Information in welcher Form, welcher Verdichtung, welcher Häufigkeit usw.?
- Flexibilität: Da sich die Informationsbedarfe mit der Zeit ändern können, muss auch das Personalcontrolling hinreichend flexibel gestaltet sein, um solchen Veränderungen gerecht zu werden. Die systematische Aufbereitung und Analyse von Gesundheitsdaten war beispielsweise vor wenigen Jahren noch eine exotische Disziplin, heute wird sie auch im Mittelstand immer mehr zum ‚Trendsport‘.
- Entscheidungsrelevanz: Personalcontrolling soll sich nach Möglichkeit auf solche Daten und Instrumente konzentrieren, mit denen Entscheidungsträger schnellere, bessere und besser begründbare bzw. kommunizierbare Entscheidungen treffen können. Wenn diese Form der Unterstützung geleistet werden kann, ist die Frage nach dem Nutzen des Personalcontrollings aus Sicht aller Beteiligten schnell und positiv beantwortet.
- Aktualität: Das Personalcontrolling sollte nach Möglichkeit mit aktuellen Daten arbeiten, wobei die Aktualität keinen Selbstzweck darstellt, sondern eher der Entscheidungsrelevanz zuzuordnen ist:
- Die Informationen sollen so aktuell sein, dass sie für Managemententscheidungen relevant sind.Die tagesaktuelle Darstellung von Informationen in jedem Moment und an jeder Stelle muss damit nicht angestrebt werden.
- In dezentral aufgestellten Unternehmen mit hoher Bereichsautonomie fällt es bekanntlich auch bei guter IT-Unterstützung schwer, Daten zum Mitarbeiterbestand oder zu den Personalkosten tagesaktuell anzugeben – und in der Regel schadet das ja auch nicht.
Zudem sind Personalkostenangaben aufgrund der häufig notwendigen Rückrechnungen nun einmal veränderliche Größen, so dass der Anspruch auf Verwendung ‚tagesaktueller Daten‘ zu eher schädlichen Auswirkungen führen kann.
- Systematik: Personalcontrolling funktioniert besonders gut, wenn sinnvolle Vergleiche ermöglicht werden: Dies gilt erstens bezogen auf den Unternehmens-, Bereichs- oder Abteilungsvergleich: hier ist es wichtig, dass alle betroffenen Bereiche mit den gleichen bzw. vergleichbaren Werkzeugen und Definitionen arbeiten.
- Zweitens bezieht sich Systematik auf den Vergleich unterschiedlicher Zeitpunkte.
- Hier ist schlicht zu fordern, dass die Personalcontrolling-Tools wie Zufriedenheitsbefragung oder Gesundheitsanalyse keine ‚Eintagsfliegen‘ bleiben, sondern periodisch und systematisch durchgeführt werden, um Entwicklungen zu beleuchten und somit Gefahren und Defizite, aber auch Stärken und Erfolge aufzuzeigen.
- Zukunftsorientierung: Ein Personalcontrolling, das im beschriebenen Sinn Managemententscheidungen unterstützt, darf nicht nur wie eine ‚spezielle Buchführung‘ vergangenheitsorientiert arbeiten.
- Es müssen auch zukunftsbezogene Informationen (Prognosen, Trendberechnungen, Simulationen) verfügbar und darstellbar sein.
Bezugsobjekte Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Das Personal-Controlling bezieht sich grundsätzlich auf alle Felder und Ebenen des Personal-
managements. Den daraus resultierenden (möglichen) Aufgabenumfang verdeutlicht die folgende Tabelle:
| Personalmanagementfeld | Controllingfunktion / Controllingaufgabe |
| Personalbestandsanalyse |
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| Personalbedarfsbestimmung |
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| Personalbeschaffung |
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| Personalentwicklung |
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| Personalfreisetzung |
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| Personaleinsatz |
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| Personalkostenmanagement |
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Im Personal-Controlling geht es nicht um die Beurteilung oder Kontrolle einzelner Mitarbeiter.
Dies ist und bleibt – zumindest im Regelfall – die Aufgabe des direkten Vorgesetzten. Angestrebt wird eine ganzheitliche Vorgehensweise, die das gesamte bearbeitete Personalmanagementfeld umfaßt. Zeiterfassung
in Unternehmen gibt es schon länger. Angefangen hat alles bei der klassischen Stempelkarte, die mit der Industrialisierung eingeführt wurde. Heute geschieht die Zeiterfassung meistens mit einer Chipkarte, die genauer und weniger fehleranfällig ist.
Ob Loch- oder Chipkarte: Damit werden jedoch nur die reinen Anwesenheitszeiten überprüft.
Die projektspezifische Zeiterfassung geht einen Schritt weiter. Dabei wird die normale Arbeitszeit gemessen und mit konkreten Tätigkeiten verbunden. Dies geschieht am einfachsten mit handschriftlichen Formularen oder durch elektronische Tabellen.
Einen Schritt weiter gehen Software-Lösungen, die im Hintergrund ständig aktiv sind und zwischendurch vom Arbeitnehmer aktualisiert werden. Dadurch gelangt das Projektcontrolling an wichtige Informationen. Auch die Projektabrechnung profitiert davon und kann feststellen, ob ein Projekt überhaupt rentabel ist. Wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit dafür benötigt, obwohl viel weniger Zeit eingeplant ist, können so unwirtschaftliche Projekte aufgespürt werden.
Andererseits ist so eine flexible und genaue Zeiterfassung bei Tätigkeiten möglich, die stündlich abgerechnet und dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Durch diese Dokumentation lässt sich zielsicher kalkulieren und der Kunde wird die Transparenz zu schätzen wissen. Gleichzeitig erhält man so die Möglichkeit, Mitarbeiter gezielt durch Weiterbildungen in Bezug auf das Zeitmanagement zu fördern.
Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Kostenanalysen Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Kostenanalysen können sich im Bereich des Personal-Controlling sowohl auf konkrete Maßnahmen als auch auf das gesamte Unternehmen beziehen. Dabei lassen sich die Kostenbestandteile aus der Gewinn- und Verlust-
rechnung für ein aufwandorientiertes Personal-Controlling nutzen. Die auftauchenden Probleme liegen zum einen in der Aufschlüsselung (zum Beispiel Löhne nach Lohnbestandteilen) der entsprechenden Kostendaten, zum anderen in der Definition von Bezugsgrößen (zum Beispiel Aufwand je Mitarbeiter).
Dies führt zu einer breiten Palette von möglichen Ansatzpunkten, von denen einige beispielhaft aufgeführt werden sollen:
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Bei der Auswertung dieser – aus dem Rechnungswesen ableitbaren – Daten beschränkt sich das Personal-Controlling zunächst auf eine Analyse direkter, zahlungswirksamer Kosten. Für die ökonomische Bewertung und Analyse personalwirtschaftlicher Probleme sind jedoch die sogenannten Opportunitätskosten häufig von noch größerer Tragweite.
Ergebnisanalysen Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Anders als bei den Aufwandsanalysen interessiert bei Ergebnisanalysen nicht der (Kosten-) Input, sondern der Output personalwirtschaftlicher Tätigkeiten. Im Bereich der Personalbeschaffung wäre das beispielsweise die Zahl der Bewerber, die sich auf eine konkrete Stellenanzeige des Unternehmens gemeldet beziehungsweise beworben haben.
Weitere Beispiele können der folgenden Übersicht entnommen werden:
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Sowohl die Aufwands- als auch die Ergebnisanalysen sind – zumindest in Teilbereichen – eingebettet in ein spezielles Personal-Kennzahlensystem. Personal-Kennzahlen eignen sich zur Erfüllung unterschiedlichster Zielsetzungen und sind auf unterschiedlichen Aufbaustufen des Personal-Controlling denkbar. Solche Systeme beginnen mit einfachen Kennzahlen zur Kostenkontrolle (beispielsweise Bildungskosten je Mitarbeiter) und gehen bis zu effektivitätsorientierten Werten (beispielsweise Fluktuationsraten).
Bei der eingehenden Analyse dieser Kennzahlen darf jedoch nicht übersehen werden, dass für qualitative Informationen – und gerade Informationen dieser Art sind im Personal-Bereich besonders relevant – nur eingeschränkt aussagefähige Kennzahlen entwickelt werden können und auch Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Größen nur sehr eingeschränkt feststellbar sind. Die Aussagekraft personalwirtschaftlicher Plan- und Kontrolldaten muß daher vom Personalverantwortlichen stets kritisch hinterfragt werden.
Problembereiche Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling im Mittelstand
Seit einigen Jahren erfährt das Personal-Controlling in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen kontinuierlich steigende Aufmerksamkeit. Dieser Trend spiegelt das Bedürfnis nach besseren und frühzeitigeren Informationen über die Entwicklung des Personalkostenbereiches wieder, da dieser Teil einen sehr großen Anteil des Gesamtkostenblocks ausmacht.
Anders als in anderen Bereichen kann der Controlling-Gedanke jedoch nicht einfach auf den Personalbereich ausgedehnt werden. Vielmehr kommt es darauf an, die spezifischen Problemstellungen im Personalbereich mit den Instrumenten des Controllers in Einklang zu bringen. Dementsprechend soll das Personal-Controlling in erster Linie den Personalaspekt als einen der wichtigsten unternehmerischen Gestaltungsfaktoren transparent und überschaubar machen, um die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu erhöhen.
Als besonderes Kennzeichen des Personal-Controlling lässt sich herausstellen, dass es nicht nur überwiegend mit quantitativen Kosten- und Leistungsdaten, sondern auch mit qualitativen Planungs- und Kontroll-
verfahren arbeiten muss. Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbefragungen, diverse Assessmentverfahren, Potentialanalysen etc. liefern wichtige Erkenntnisse über personalwirtschaftliche Erfolgsfaktoren (Leistungsfähigkeit, Motivation, Betriebsklima etc.), die sich durch quantitative Analysen kaum gewinnen lassen. In diesen Bereich gehören eigentlich auch schon die genau formulierten Stellenangebote einer Firma.
Denn wenn bei der Stellenausschreibung und der anschließenden Auswahl unter den Bewerbern genau darauf geachtet wird, welche Person am besten für die Stelle geeignet ist und auch gut ins vorhandene Team passt, fällt das qualitative Planungs- und Kontrollverfahren günstig aus. Bei sorgfältiger Personalauswahl kann bereits im Vorfeld eine Menge Geld gespart werden.
Weitere Probleme bei der Einführung von Personalcontrolling
Aus den Anforderungen an das Personal-Controlling ergeben sich eine ganze Reihe von speziellen Problemen, die auf drei generelle Problembereiche verdichtet werden können.
Controlling Software Personalplanung und Personalcontrolling im Mittelstand
1. Das Datenerhebungsproblem
Vor allem in Hinblick auf qualitative Daten sieht sich das Personal-Controlling im Vergleich zum klassischen Controlling einer besonderen Situation gegenüber, denn hier spielen nicht nur Kosten- und Leistungsdaten eine Rolle, sondern es geht auch um objektiv nicht bewertbare Sachverhalte wie Führungsverhalten, Innovationskraft oder Unternehmenskultur.
Es ist nur in Teilbereichen möglich, auf der Basis von Kennzahlen eine Quantifizierung dieser Sachverhalte vorzunehmen. Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
2. Das Methodenproblem
Es ist zwar bekannt, dass verminderte Arbeitsmotivation zu Leistungseinbußen führt, die negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben (Anreizsystem). Diese Auswirkungen können aber nicht quantitativ gemessen und auf ihre Verursachungsfaktoren zurückgeführt werden. Ein großes Problem besteht daher darin, aus den erfaßten Daten Aussagen über die Arbeitszufriedenheit, die Motivation oder das Leistungspotential von Mitarbeitern abzuleiten.
Nur wenn es gelänge, die qualitativen Informationen des Personalbereiches mit den Kosten- und Leistungszahlen des Unternehmens in Verbindung zu bringen, könnte auch der tatsächliche Nutzen personalwirtschaftlicher Maßnahmen für ein Unternehmen objektiv sichtbar gemacht werden.Controlling Software Personalplanung und Personalcontrolling im Mittelstand
3. Das Akzeptanzproblem
Nicht zuletzt ist gerade im Bereich des Personal-Controlling auf ein erhebliches Akzeptanzproblem hinzuweisen, das sicherlich in großem Maße mit der Angst der Arbeitnehmer vor dem „gläsernen Mitarbeiter“ zusammenhängt. Darüber hinaus taucht in der betrieblichen Praxis immer wieder die – bis heute ungeklärte – Streitfrage auf, ob das Personal-Controlling primär der Controlling- oder der Personalabteilung zugeordnet werden soll. Werden im Rahmen des Controllings Missstände offensichtlich, können Problemlösungen entwickelt werden.
Dazu können Mitarbeiter beobachtet und ihre Verhaltensweisen analysiert werden. So sollten Mitarbeiter beispielsweise ihre Uhren im Blick haben, um pünktlich zur Arbeit zu erscheinen und die Pausen nicht zu überziehen. Denn bereits vermeintliche Kleinigkeiten können zu erheblichen Einbußen des Unternehmens führen.
Deutlich wird dieses Akzeptanzproblem auch in einem Inbound Callcenter. Gerade die Gespräche mit Kunden und Interessenten, die nicht unbedingt unmittelbar in einen Auftrag münden sind oft schwierig zu bewerten, aber für die Kundennähe entscheidend.
Welche Umstände also behindern (oder verhindern gar) die Einführung eines leistungsfähigen Personalcontrolling insbesondere in mittelständischen Unternehmen?
- Zunächst einmal ist mit der Einführung eines systematischen Personalcontrollings unbestreitbar ein gewisser Konstruktionsaufwand verbunden. Es müssen zum Beispiel Workshops durchgeführt werden, um
- den Informationsbedarf der Entscheidungsträger systematisch zu erheben,
- die wesentlichen Werkzeuge des Personalcontrolling (insbesondere der zu verwendenden Messgrößen/Kennzahlen zu definieren,
- standardisierte und allseits akzeptierte Prozesse für die Erhebung und Verarbeitung der Informationen zu etablieren und
- möglicherweise auch eine informationstechnologische Infrastruktur zu schaffen, wo die bisher verwendete nicht ausgereicht.
Jedoch soll dies nicht heißen, dass Personalcontrolling im mittelständischen Unternehmen nicht auch ohne den Einsatz eines hochpreisigen Personal-Informationssystems möglich wäre.
- Weiterhin ist die Einführung von systematischem Personalcontrolling eventuell nicht unproblematisch. Hier und da sind sicherlich Widerstände zu überwinden: bei den Mitarbeitern, bei den Mitarbeitervertretungen und nicht zuletzt auch innerhalb des Personalbereichs selbst.
- In allen Fällen kann es sich um den gängigen Widerstand gegen Veränderungen alle Art handeln, im Speziellen kommen jedoch möglicherweise Ängste hinzu, die mit der größeren Transparenz der Tätigkeit zu tun haben. Solche Problemen können mit gezieltem Einführungs- und Veränderungsmanagement sicherlich in der Regel gelöst werden; es gibt jedoch ein Konfliktpotenzial und in jedem Fall einen erhöhten Aufwand bis zur Lösung der Probleme, zur Durchsetzung und zur Routinisierung der neuen Prozesse.
- Schließlich muss Personalcontrolling auch unterhalten werden, was zu einem gewissen Aufwand bei der Sammlung und Aufbereitung der Informationen führt.
- Es kommt es darauf an, diesen Aufwand im Verhältnis zum erzielbaren Nutzen möglichst gering zu halten. Diese Reihe wird darauf eingehen, dass einige Instrumente des Personalcontrolling wie etwa die Zufriedenheitsermittlung zwar auf der einen Seite größeren Erhebungsaufwand benötigen, auf der anderen Seite aber auch besonders großen Nutzen entfalten können.
Mehr Informationen zum Thema Controlling Software Personalplanung Personalcontrolling
unter: kirchhoff-controlling.de
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