Corporate Planner zur Vertriebsplanung und zum Vertriebscontrolling sofort einsetzen.
Corporate Planner zur Vertriebsplanung. Bei meinen Besuchen in mittelständischen Unternehmen fällt mir des Öfteren immer wieder auf, dass gerade die Vertriebsplanung aus einer Unmenge von Excel-Konstrukten in den Unternehmen besteht.
Wer eine Weile im Vertriebscontrolling unterwegs war, hat es schon ein paar Mal gesehen:Umfangreiche, selbst entwickelte Tools, vor allem in Excel und Access, erfüllen umfangreiche Aufgaben, mehr oder weniger sinnvoll und tauglich. Da wird MAL EBEN eine Vertriebsdatenbank in Access gebaut und MAL EBEN eine gigantische Excel-Mappe zur Berechnung von Provisionen bei komplexen Vertragsmodellen.
Gerade der Vertrieb liebt das Anfertigen eigener Tools, um seine variablen Vergütungen im Auge zu behalten. Manchmal ist die firmeneigene Lösung dem Vertrieb zu langsam, manchmal traut er ihr auch nicht. Generell sieht der Vertrieb seine Bedürfnisse häufig zu wenig reflektiert in den Unternehmensprozessen und in der Software.
So manche Access-Anwendung begann ihr Leben zum „MAL EBEN Monatsprovisionen überschlagen“, ging dann weiter zum MAL EBEN Bestandsprovisionen ausrechnen und wurde schließlich zum internen Standardwerkzeug, um Aufwandsrückstellungen für Provisionen zu berechnen.
(Blog Beitrag: Extrawurst und Insellösung im Vertrieb von Alexander Meneikis Mai 2012)
Untersucht man die Problematik Excel im Controlling genauer, höre ich immer und immer wieder den Generaleinwand: „Mein Excel ist mir ja so lieb … und kann alles!“
Excel begegnet uns allen quasi überall, es ist formal gesehen leicht zu bedienen und obendrein mit mächtigen Funktionen ausgestattet.
In vielen Veröffentlichungen von Beratungsfirmen wird gebetsartig erklärt, dass es praktisch kein Unternehmen gibt, bei dem die Berichte, Planungsrechnungen und Finanzanalysen nicht mit Hilfe von Excel erstellt werden.
Viele „Excel Spezialisten“ preisen ihre Excel-Lösungen oder Musterlösungen in Fachbüchern, e-Books, Formelanleitungen im Internet oder Workshops an. Es werden betriebswirtschaftliche Grundfunktionen im Rahmen der Planung, Analyse und Reporting, die in einer Controlling Software meist enthalten sind, einfach mit mehr oder weniger Erfolg zeitaufwendig in Excel einfach „nachgebaut“.
Manchmal zu spät merken einige Controller, dass eben mehr dazu gehört die vielfach gepriesenen Musterlösungen dann auch in Ihrem Unternehmen mit Leben zu füllen.
Willkommen im Himmel der Excel Musteranwendungen bei amzon
Bild: Der Himmel für Excel-Lösungen
In diesem „Himmel Schaufenster“ liegen wohl geordnet viele kleine, große und bunte Schachteln vor dem potentiellen Anwender bereit. Diese Schachteln sind gefüllt mit vielen kleinen „Wundertütchen“ mit wirklich einfachen Lösungen. Diese Lösungen kann man meist auch sofort und ohne viel Aufwand dann in seinem Unternehmen umsetzen. Corporate Planner zur Vertriebsplanung
Sie sind aber in der Regel nur sogenannte „Insellösungen“. Probleme bereiten oft die „großen Wundertüten“
mit denen man eigentlich komplexes Controlling Know-how, wie beispielsweise Integrierte Finanzplanung, mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen, Produkterfolgs- und Kundenerfolgsrechnungen etc. umsetzen könnte oder möchte.
Vergleicht man beispielweise bei Amazon die verfügbare Fachliteratur zu unterschiedlichsten Excel Lösungen, Formelbeispielen und Excel Anleitungen –
gefühlte hunderte Angebote – wird deutlich, dass Excel Musteranwendungen
hier schnell zur Massenware wird. Corporate Planner zur Vertriebsplanung
Und es wird in diesen Veröffentlichungen oft der Anschein erweckt, dass diese Vorlagen alle sofort und ohne große Excel Kenntnisse in die eigene Controlling Arbeit integriert werden können.
Hier treffen einige Controller schnell an ihre technischen und inhaltlichen Grenzen. Meist haben nur wieder echte Excel Experten eine Chance den Inhalt auch entsprechend in ihrem Haus umzusetzen. Oft bleiben diese „großen Wundertüten“ – obwohl sie in irgendeiner Form auch nur wieder eine „Insellösung“ darstellen – eben für den „Excel Normalo“ eine unüberwindbare Hürde.
Das heißt in keinem Fall, dass diese angebotenen Musteranwendungen nicht betriebswirtschaftlich fundiert, durchdacht, anwendungsorientiert und von wirklichen Experten erstellt wurden. Daran habe auch ich keinen Zweifel. Aber effiziente und standardisierte Controlling Software wie beispielsweise Corporate Planner zur Vertriebsplanung einsetzen macht einfach mehr Sinn!
Eigener Erlebnisbericht:
Unternehmen aus dem Handel über 300 Mitarbeiter und ProAlpha Anwender
Termin beim Leiter Controlling. Er erzählt, dass er zur Excel Schulung war. Jeder Teilnehmer musste vor Beginn der Schulung an einer Pinnwand eintragen wie viel % er glaubt Excel Kenntnisse zu haben. Die meisten haben sich bei 60% bis 80% eingetragen. Er war vorsichtig und erzählte mir stolz, dass er sich bei 40% eingetragen hatte. Als sich die zwei Referenten, einer übrigens Prof. für Betriebswirtschaft, bei 8% bzw. 10% eintrugen war auch er sehr erstaunt.
In Auswertung dieser Excel Schulung hat er gelernt, dass er noch lange kein Excel Spezialist ist – er aber viele neue Inputs bekommen hat. Ich habe keine Präsentation der Management-, Planungs- und Controlling Software durchgeführt, da dieser Leiter Controlling in den nächsten Jahren so beschäftigt sein wird seinen Wissensstand in Sachen Excel von vielleicht 2% auf … % zu erhöhen.
Welche Vergeudung von Arbeitszeit, Geld und Ressourcen!
Mit Beginn der Vertriebsplanung beginnen für viele Controller jedes Jahr immer wieder die gefürchteten „Excel-Planungs-Schlachten“.
Dies gilt oft einerseits für mengen-, preis- und umsatzbezogene Werte für Produkt und/oder Produktgruppen und/oder Kunden/Kundengruppen. Ist die Vertriebsplanung irgendwann fertiggestellt werden diese dann Plandaten aus den Fachbereichen Einkauf, Kostenrechnung, Personal, Rechnungswesen, Finanzen, Forschung und Entwicklung, Produktion etc. zur Unternehmensgesamtplanung zusammengeführt.
Die Daten, die manche Adressaten erhalten, sind in vielen Fällen durch verschiedene Abteilungen und somit durch unzählige Hände gegangen. Die Daten werden dann meist aus den unterschiedlichsten Gründen neu strukturiert und mit weiteren Informationen verknüpft. Oft werden die Daten neu formatiert und erhalten eventuell neue Formeln, Datenverweise, Verknüpfungen oder weitere Berechnungen.
Und plötzlich – vollkommen ohne Absicht der Bearbeiter dieser Tabellen – treten Plausibilitätsprobleme auf und eine meist nicht mehr nachzuvollziehende Rückrechnung bis zu den Ursprungsdaten beginnt.
An Grenzen stößt die ursprünglich als Tabellenkalkulation konzipierte Software auch hinsichtlich des Funktionsumfanges, denn Excel ist vor allem zum Auswerten historischer Daten geeignet. Die Anforderungen an Planungsinstrumente in der Unternehmenssteuerung gehen jedoch darüber hinaus und schließen auch prognostische Analyse ein.
Dies ist nicht zuletzt auch dem relationalen Aufbau der Datenspeicherung in Excel geschuldet. In manchen Unternehmen werden Excel Tabellen einfach in den allgemeinen Umlauf gegeben. Es entstehen zwangsläufig unkontrollierte und isolierte Schatten- oder Insellösungen.
Controlling Software erlaubt in jedem Fall eine entsprechende Datenrückverfolgung. Excel hingegen unterstützt diese Datenrückverfolgung eben nicht. Diese fehlende Rückverfolgung und die daraus resultierende mangelnde Datenintegrität in Excel sind oft der Grund für massive Zeitaufwände bei der Suche nach Fehlern oder der Einarbeitung neuer Anforderungen.
Studien zufolge kommt Excel in der Hälfte aller Fälle beim Reporting zum Einsatz – und es können ernsthafte Probleme folgen. Denn zumeist weiß niemand mehr so genau, aus welcher Quelle die in Excel aufbereiteten Daten für die Reporte eigentlich stammen.
Geschäftsrelevante Entscheidungen könnten demnach auf Basis eventuell nicht konsistenter Daten getroffen werden. Es sind zahlreiche Fälle dokumentiert, in denen Unternehmen finanzielle Schäden in sechs- oder siebenstelliger Höhe entstanden, weil sich Schreib- oder logische Fehler in Excel-Dateien eingeschlichen haben.
Beispiel 1: Die Stadt Worms wies 200 Millionen Schulden statt 200.000 Schulden durch Excel Fehler aus
In der Schuldenstatistik des Bundes für das Jahr 2009 nimmt Worms einen unrühmlichen Platz als bundesweit höchstverschuldete Kommune ein. Die Stadt steht mit angeblich 200 Millionen Euro in der Kreide. So weit, so schlecht?
Dumm nur, dass die Übertragung der jährlichen Haushalts- und Finanz Daten inklusive der Investitionsdarlehen aller zur Stadt gehörenden Eigenbetriebe und Gesellschaften an das Statistische Landesamt falsch war.
Die außergewöhnliche Fehlleistung kam zustande, weil der städtische Gebäudebewirtschaftungsbetrieb irrtümlich in einer Excel Tabelle drei Nullen zu viel übermittelt hatte.
Dadurch schwoll die Summe der Verbindlichkeiten auf 200 Millionen Euro an. Tatsächlich wären es lediglich 200.000 Euro gewesen. (Quelle: Wormser Zeitung 2011)
Beispiel 2: Hartz IV: Statistikfehler wegen Excel
Die Bundesregierung musste 2010 einräumen, dass im Jahr 2008 „nur vereinzelt“ Sanktionen gegen Harz-IV-Empfänger ausgesprochen wurden, die sich weigerten, eine Eingliederungsvereinbarung zu unterschreiben.
Es gab fehlerhafte Zuordnungen bei der Erfassung von Gründen für Sanktionen bei Hartz-IV-Empfängern zu falschen Zahlen, denn:
Bei der Übertragung von Werten aus einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument habe es „Zahlendreher“ gegeben. (Quelle: Deutscher Bundestag 2012)
Beispiel 3: Fehlende BI Software ist ein Grund für die Schlecker-Pleite
Der Spiegel berichtet aus dem Insolvenzbericht von Schlecker: „… Und es fehlte das Controlling, jene Instanz also, die alle Zahlen im Blick hat. „Unternehmens Controlling und Liquiditätsplanung habe auf der Basis von Tabellenkalkulation stattgefunden …“ (Spiegel, 25.6.2012)
Corporate Planner zur Vertriebsplanung einfach & genial
Verhindern lassen sich solche Probleme, indem Excel in eine vollwertige Controlling Software integriert wird. Diese dient als verlässliche, konsistente Datenquelle und Excel kann nach wie vor als Ausgabemedium genutzt werden.
Somit ist allen Interessen innerhalb eines Unternehmens Rechnung getragen: Anwender können weiterhin mit dem vertrauten, leicht zu bedienenden Excel arbeiten und Unternehmensverantwortliche können sich darauf verlassen, nur mit verlässlichen Daten zu hantieren.
Und Corporate Planner zur Vertriebsplanung nutzen – ist nur eine Anwendung für effiziente Controlling Software.
Wenn das, was Sie derzeit nutzen, Excel oder ein herkömmliches BI-System ist, werden Sie wesentlich mehr Zeit und Ressourcen für die Erfassung und Analyse von Daten aufwenden als für das Treffen faktenbasierter Entscheidungen.
Es ist eine Tatsache, Vertriebsplanung mit oder ohne Controlling Software Corporate Planning Suite macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit, Freiheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!
Mehr zum Thema: Corporate Planner zur Vertriebsplanung unter: www.kirchhoff-controlling.de
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