Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software?

Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software? Kostenvergleich für das Betreiben einer Controlling Software On-Premises im Unternehmen oder in eine Cloud auslagern.

Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software? Schlagwörter wie On-Premises und Cloud Computing sind heute in aller Munde. 

Der Begriff On-Premises-Software (oft auch als On-Prem abgekürzt) bezeichnet ein Lizenz- und Nutzungs-
modell für serverbasierte Computerprogramme. Der Lizenznehmer (Kunde) kauft oder mietet Software und betreibt diese unter eigener Verantwortung im eigenen Rechenzentrum (On Premises). Es besteht auch die Möglichkeit, dass der Kunde die Software auf angemieteten Servern eines Fremdrechenzentrums betreibt, die Software läuft jedoch keinesfalls auf der Hardware des Anbieters. Neben den Betriebs- und Anschaffungs-
kosten sind zusätzlich Wartungsgebühren einzukalkulieren, bei Open-Source-Software wird die Unterstützung, Weiterentwicklung und Fehlerbehebung durch die Entwicklergemeinschaft betrieben.

Das Gegenstück zu On-Prem ist das Cloud-Computing-Modell „Software as a Service“. Dabei handelt es sich um den Bezug von Software als eine Dienstleistung, die Wartungs- und Betriebsverantwortung liegt hierbei beim Anbieter. Es sind heute fast ausschließlich entweder nutzungsabhängige oder zeitraumbezogene Miet-Verträge üblich. Anpassungsmöglichkeiten der Software sind zwingend vorzusehen und werden meist innerhalb des Dienstes realisiert (Konfiguration, optionale Module Dritter.) Während bei On-Prem durch den Kauf sämtliche Risiken und Lasten auf den Kunden übertragen werden, werden beim Cloud Computing auch die Hardware, der Betrieb, die Leitungskosten sowie der Wartungsaufwand durch den Mietpreis abgedeckt.¹

Sollen die IT-Lösungen aus der Cloud kommen oder als On-Premise-Software eingekauft und betrieben werden? Vor dieser Frage stehen viele IT- und Business-Entscheider. Viele Investitionsentscheidungen leiden jedoch daran, dass die Implikationen nur punktuell betrachtet und die Alternativen unfair verglichen werden.

Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software?

 

Immer Öfters werden in Blog-Beiträgen und anderen Veröffentlichungen zum Thema Cloud Computing die spezifischen Vorteile, wie: 

• Wesentliche Kosteneinsparungen. Insbesondere kleinere und mittlere Betriebe schrecken vor einer entsprechenden Investition und ihren Folgekosten für Betrieb und Wartung von Business Intelligence Controlling Software häufig zurück. Hier zeigt sich einmal mehr die Stärke der Cloud: Investitionskosten werden gering gehalten und das benötigte System muss nicht selbst erworben werden.  

• Keine längerfristige Kapitalbindung. Sie mieten die benötigte Software, zahlen monatliche Raten und greifen über das Internet auf die Anwendung zu.

• Skalierbarkeit der Dienste. Sie können mit dem Dienste-Anbieter genau definieren, wann und wie lange Sie auf die Anwendung zugreifen möchten.

• Verschiedene Standorte im In- und Ausland können so kostengünstig an das Unternehmenscontrolling oder die Planung angebunden werden. Entsprechende Anwendungen können weltweit in mehreren Regionen schnell in Betrieb genommen werden. So erhöhen Unternehmen ihre globale Reichweite quasi in Minutenschnelle.

• Verminderung der Abhängigkeit von den eigenen IT-Mitarbeitern durch Datenhaltung in einer Cloud. Updates, Sicherung etc. führt der Dienste-Anbieter durch. Darum brauchen Sie oder Ihre IT-Abteilung nicht beschäftigen. Agilität und Tempo werden erhöht. Da neue IT-Ressourcen in einer Cloud Computing Umgebung stets zeitnah zur Verfügung stehen, erhöht sich die Agilität eines Unternehmens enorm. 

• Hohe Kompetenz im Bereich IT durch den Cloud-Anbieter, die durch das eigene IT-Personal bei komplexen Controlling Lösungen nicht oder nur schwer realisiert werden könnten¹ 

• Es fallen keinerlei Kosten für den Betrieb von eigenen Servern, der allgemeinen Datenverarbeitung oder etwa für die Wartung von Rechenzentren an.

allgemein aufgezeigt. Aber eine Vergleichsrechnung zu den Kosten für eine Installation einer Controlling Soft-
ware On-Premises oder zu einem Cloud-Computing-Modell habe ich trotz umfangreicher Suche im Internet leider einfach nicht gefunden. So bleibt nichts weiter übrig als von einigen Software Anbietern aus dem Segment Business Intelligence Software entsprechende Angebote einzuholen. Was ich auch getan habe. 

Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software?

Angebot 1: Kostenvergleich für eine fünf jährige Nutzung der Software mit folgenden Parametern: 

Kauf Business Intelligence Software xyz
+ Finanzplanung für 5 Unternehmen
+ Schnittstelle zu Datev (REWE und FIBU) für 5 Unternehmen
+ 5 Named User für Controlling und Finanzplanung
+ 2 Dashboard User für das Management
+ Wartung der Software für 5 Jahre

Listenpreis inklusive Wartung für 5 Jahre etwa 64.000 €

Miete in der Cloud – gleiche Software-Konfiguration

Listenpreis inklusive Wartung für 5 Jahre etwa 105.000 €

Auf den ersten Blick kostet der Cloud-Service auf die 5 Jahre gerechnet über 40.000 € mehr. Das hätte ich so nicht erwartet. Der Kauf der Software inklusive Wartung scheint sich schnell zu rentieren. Die Verlagerung von Geschäftsprozessen auf einen Cloud-Service wirkt demgegenüber wie eine teure, belastende Verpflichtung auf eine ungewisse Zukunft. Es dürfte schwer werden, zu rechtfertigen, warum man angesichts dieses kaufmän-
nischen Vergleichs trotzdem auf Cloud-Dienste setzen sollte. Schauen wir nur auf den rein betriebswirt-
schaftlichen Vergleich: Zu bemerken ist, dass fortlaufende Kosten, die eine IT-Organisation verursacht, oft bewusst oder unbewusst unterschätzt werden. Kosten für Cloud-Dienste hingegen sind sehr transparent;
sie erscheinen deshalb häufig im ersten Moment relativ hoch, also ungünstig.

Also ran an die fortlaufenden Kosten der IT-Organisation in unserem Beispiel!

Um einen fairen Vergleich zu ermöglichen, sollte man jedoch möglichst unvoreingenommen auch betrachten, welche Aufwände anfallen, um ein System In-House, also On-Premise zu betreiben. Wie komplex diese Aufgaben sind, lässt sich häufig schon daran ablesen, wie die IT-Organisation im Unternehmen personell ausgestattet ist, und inwieweit Mitarbeitende damit ausgelastet sind, den IT-Routinebetrieb tagtäglich am
Laufen zu halten.

Für den möglicherweise entscheidenden Unterschied sind in diesem Rechenbeispiel die EDA-Kosten („eh da“) verantwortlich, die im Controlling längst ein geflügeltes Wort sind: Ob ein geplante Cloud-Investition einem kaufmännischen Vergleich standhält, zeigt sich erst, wenn alle internen Leistungen wirklich fair und angemessen berücksichtigt werden. Wer davon ausgeht, dass die personellen Ressourcen in der IT-Organisation ja „eh da“ sind und das Unternehmen folglich nichts kosten, begeht möglicherweise einen folgenschweren Fehler.
Spätestens hier verlässt die Diskussion allerdings den festen Boden der Kosten- und Leistungsrechnung.²

 

Welche Kosten wären hier zu berücksichtigen?

• Installationsaufwand für die Erst-Installation der Software
• Kosten für das Einspielen von Updates entfallen
• Backups entfallen
• Keine zusätzliche Festplattenkapazitäten
• Installationen auf dem lokalen Rechner sind somit in aller Regel nicht mehr nötig
• Entsprechende Anwendungen können weltweit in mehreren Regionen schnell in Betrieb genommen werden. So erhöhen Unternehmen ihre globale Reichweite quasi in Minutenschnelle.
• Es fallen keinerlei Kosten für den Betrieb von eigenen Servern, der allgemeinen Datenverarbeitung oder etwa für die Wartung von Rechenzentren an.

• Cloud-Lösungen sind meistens moderner und effektiver als lokale Serverlösungen.

• Kauflösungen kosten gleich zu Beginn eine Menge Geld. Außerdem weiß man zu Beginn der Verwendung noch nicht, ob man diese auch für immer behalten möchte oder ob sie 100%ig für das Unternehmen geeignet ist.
• Der einfachste Grund wurde jedoch noch gar nicht genannt. Vor allem in Kleinunternehmen gibt es meist keinen qualifizierten Mitarbeiter, der sich mit den Themen Datensicherheit und Sicherungskopien auskennt. Cloud-Software-Anbieter hingegen stellen extra Experten an, die sich in diesem Bereich bestens auskennen.

Kommen wir wieder auf das erste Angebot Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software zurück:

Ja, die Vorteile bei einer Cloud-Anwendung sind nicht zu übersehen. Aber wiegen die oben aufgeführten Vorteile die Kosten von monatlich ca. 680 € auch auf? Noch zu bemerken: Nach den im Beispiel kalkulierten 5 Jahren zahlt das Unternehmen nur noch die jährlichen Wartungskosten. Die Software ist in der Regel abgeschrieben und nicht zu vergessen die Tatsache, wenn das Unternehmen die Software in der Cloud weiter nutzt fallen – nehmen wir einfach mal an, dass die monatliche Miete in den Folgejahren sich nur geringfügig ändern wird.  

Fazit nach dem ersten Angebot Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software?

Wer heutzutage Cloud-Software nutzt ist wesentlich flexibler und die gesamte Belegschaft verfügt über eine einheitliche und gut funktionierende Software. Sämtliche früher selbst durchzuführende Installationen, Updates und Sicherungskopien fallen ebenfalls weg. Zudem bleibt man durch den Cloud-Anbieter immer auf dem neuesten Stand und geschützt, was sensible Daten angeht. Ganz nebenbei spart man sogar noch bares Geld. Diese mögliche Kosteneinsparung in Zahlenwerte zu fassen wird in der Praxis sicherlich nicht so einfach. 

Cloud-Technologien bieten einen echten Wettbewerbsvorteil und genau deswegen sollten sich Unternehmer jetzt für den Umstieg auf eine Cloud-Lösung entscheiden. Ist das wirklich so?

Cloud-Technologien mit ihrer Agilität und Zukunftsfähigkeit einen fundamentalen Strukturwandel mit sich, dessen Auswirkungen sich erst langsam zu zeigen beginnen. Die Protagonisten der IT-Organisationen brauchen neue Qualifikationen, IT und Business fließen noch stärker ineinander; klassische Methoden zum Business-IT-Allignment und zur IT Governance reichen nicht länger aus. Nur, wer im Unternehmen diesen Kulturwandel vorantreibt, umsichtig, aber auch mit Nachdruck, wird auch künftig zu den Gewinnern gehören.²

Manchmal habe ich das Gefühl, dass Business Intelligence Software in der Cloud für Großunternehmen mit mehreren Hundert Usern Sinn macht – aber für den Mittelstand bin ich mir da noch unsicher?

Aber vielleicht bringen die anderen beiden von mir angeforderten Angebote mehr Licht in die Nutzung von Business Intelligence Software in der Cloud für den Mittelstand? 

¹ Was ist On-Premises? 17.07.17 | Autor / Redakteur: Updater / Florian Karlstetter
² Cloud oder On-Premise – ein unfairer Kostenvergleich?, 17.07.2017, Jochen Adler 

Mehr Informationen zum Thema: Cloud Dienst oder OnPremise Controlling Software
unter: kirchhoff-controlling.de

Es ist eine Tatsache, Planung, Analyse und Reporting im Controlling mit oder ohne Corporate Planner macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität! 

 

Bitte Ihr Kommentar, Frage oder Download Anforderung