Controlling Software CP Suite zur Vertriebsplanung – Bei der Vertriebsplanung enorme Einsparungen an Zeit, Geld und Ressourcen erzielen!
Controlling Software CP Suite zur Vertriebsplanung. Wie jedes Jahr beginnen im Rahmen der Vertriebsplanung in vielen Unternehmen wieder die von vielen gefürchteten „Excel-Schlachten“. So war es auch im folgenden Beispiel Unternehmen aus dem Mittelstand.
Unternehmen:
- Produziert technische Armaturen für den nationalen und internationalen Markt – Sitz in Deutschland
- Über 500 Mitarbeiter
- 100 Mio. € Umsatz/Jahr
- 2.500 Artikel
- 2.500 Kunden (weltweit)
- 7,5 Millionen Datensätze im Vertrieb (jährlich) – Tendenz steigend
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Aktuelle Situation vor Einführung Controlling Software in der Vertriebsplanung:
Planung Umsatz Inland – zentral durch Vertrieb im Stammhaus. Planung Umsatz Ausland – dezentral in den Niederlassungen/Töchtern – Planung Preise auf Basis Vorjahr+ ./. durch Vertrieb im Stammhaus – Mitte September bis Mitte Oktober im Stammhaus / Ab Anfang Oktober bis Ende Oktober in den Verbänden + Haupthäusern – Ab Anfang November Prüfung + Zusammenfassung der Planung im Stammhaus – Fertigstellung Gesamtplanung Anfang Dezember (über 3 Monate)
Zusammenfassung Situation im Rahmen der Planung:
Planung: Top Down Planung und Bottom up Planung und Analyse bisher alles über MS-Excel
Analyse: Über Oracle Data Warehouse / SQL Befehle / MS-Excel
Reporting: Über MS-Excel
Zentrale Vertriebsplanung: Inland, Ausland, Kunden-Haupthäusern, Rastern und Außendienstlern
Dezentrale Vertriebsplanung: Hauptkunden, Hauptartikeln, Untersetzung Außendienstler
Bisher keine Planung nach Haupt-Warengruppen und Unter-Warengruppen
Ziele Unternehmen mit der Einführung Controlling Software zur Vertriebsplanung:
- Zeitraum für zentrale Planung max. 3 Wochen (bisher 3 Monate)
- Zeitraum für dezentrale Planung max. 2 Wochen (bisher 4 Wochen)
- Abstimmung/Fertigstellung Gesamtplanung 2 Tage (bisher 2 Wochen)
- Verkürzung Bereitstellung monatliche Unterlagen zum 10. des Folgemonats (bisher Ende dritte Monatswoche)
- Weg von personenbezogener und fehlerträchtiger MS-Excel Planung
- Vermeidung Mehrfacherfassungen sowie Planungsdifferenzen in MS-Excel
- Verstärkte Durchführung Simulationen, Planspielen und Forecasting
- Sofortige tageskonkrete Drill down Analyse für jeden berechtigten Nutzer (bisher dauerte die Fertigstellung detaillierte Artikelanalyse ca. 2 bis 3 ½ Tage)
- Senkung durchschnittliches Bestandsvolumens zum Vorjahr um 10%
- Klarheit hinsichtlich Zielvorgaben und erreichtem Ergebnis
- Vervollkommnung Finanz- und Liquiditätsplanung
Ausgangslage im Rahmen der Vertriebsplanung:
Planungsdimensionen:
- Dimension Ebene 2 (Anzahl 4 Inland/Ausland/IC/OEM)
- Dimension Ebene 1 (Anzahl 2 Inland/Ausland)
- Dimension Vertriebsraster (Anzahl 52 Verkaufsorganisationen)
- Dimension Haupthäuser (Anzahl 405 Unterverkaufsorganisationen)
- Dimension Außendienstmitarbeiter (Anzahl 18)
- Dimension Haupt-Warengruppen (Anzahl 22)
- Dimension Unter-Warengruppen (Anzahl 152)
- Dimension Aktive Kunden (Anzahl 1589)
- Dimension Aktive Artikel (Anzahl 2476)
Verteriebsplanungsmodell – Controlling Software CP SUITE zur Vertriebsplanung
Bild: Einordnung der Vertriebsplanung in das gesamte Unternehmensplanungsmodell
Es wird also mit der Controlling Software ein Vertriebsplanungsbaum über alle Dimensionen heraus automatisch erzeugt. Das heißt: In diesem Vertriebsplanungsbaum sind alle Dimensionen die für die Planung notwendig sind integriert.
Controlling Software CP-SUITE Vertriebsplanung
Bild: Gesamtplanungsbaum unter Mustermann AG
Wenn aber ausgewählte einzelne Kunden, Artikel oder Warengruppen entsprechend top-down oder Bottom up geplant werden sollen oder müssen – müsste der User sich immer an die innerhalb des Gesamtplanungsbaums an die Stellen sich stellen, die dann auch beplant werden sollen. Dies wäre in der Regel sehr zeitaufwendig und würde immer ein ständiges suchen im Gesamtplanungsbaum verursachen.
Aus dieser Tatsache heraus werden mit der Anlage des gesamt Vertriebs-Baumes entsprechende weitere Planungssichtweisen gleich mit erzeugt.
Im Beispiel sind das die Planungs-Sichtweisen:
- Kundenplanung Controlling Software CP-SUITE zur Vertriebsplanung
- Artikelplanung
- Außendienstplanung
- Haupthäuserplanung Controlling Software CP-SUITE Vertriebsplanung
- Haupt-Warengruppenplanung und
- Unter-Warengruppenplanung
Jetzt kann sich der User oder Planer auf die entsprechenden Sichtweisen stellen und im gegebenen Fall direkt die Dimensionen top-down oder Bottom-up beplanen. Die Struktur der Sichtweisen kann ebenfalls in seiner Tiefe selbst bestimmt werden.
Bild: Beispiel zur Planung von Hauptwarengruppen
Controlling Software CP Suite zur Vertriebsplanung
Bild: Planung der Außendienst`ler
Alle Werte, die im Gesamtplanungsbaum top-down oder Bottom-up geplant werden – werden auch in die Planungssichtweisen übernommen. Andererseits werden geplante Werte in den Planungssichtweisen in den Hauptbaum automatisch übernommen.
So könnten Sie zum Beispiel Warengruppen entsprechend der Absatzmengen/Umsatz des Vorjahrs planen und so automatisch auch Kunden, Artikel, Hauptebenen, Außendienst etc. im Gesamtplanungsbaum gleich mit planen. Natürlich können oder besser müssen Schwankungen aus dem Vorjahr entsprechend nachgearbeitet oder besser verändert werden.
Fallbeispiel eines meiner letzten Beiträge:
Mario H.: Kaufmännischer Leiter „Nach Einführung der Controlling Software dauert der Planungsprozess rund drei Wochen – vor der Einführung der Controlling Software 3 Monate!“
Gehen wir einmal nur von dieser Person aus – obwohl wir natürlich alle wissen, dass im Rahmen der Planung meist mehrere Personen beteiligt sind. Sagen wir mal, er braucht wirklich nicht drei sondern doch 4 Wochen.
Also 40 Arbeitstage eingespart und nehmen wir mal an, die Kosten eines hochqualifizierten Controllers betragen – nehmen wir ebenfalls mal an € 70,- pro Stunde.
Also: 40 Arbeitstage * 8 Stunden * € 70,-
Ergibt eine Summe in Höhe von: € 22.400,-
Hätte sich die Controlling Software bereits nach 4 bis 6 Wochen amortisiert!
Wo erhalten Sie heute noch einen solchen ROI?
Es ist eine Tatsache, Vertriebsplanung und Vertriebscontrolling mit oder ohne Controlling Software macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!
Mehr Informationen zum Thema: Controlling Software CP Suite zur Vertriebsplanung
unter: www.kirchhoff-controlling.de
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