Corporate Planner Datenquellen sofort einmalig automatisiert anpassen

Corporate Planner Datenquellen

Corporate Planner Datenquellen. Manchmal ist doch notwendig die vorhandenen Datenquellen für den Import in die Controlling Software einmalig anzupassen.

Datenquellen haben manchmal so ihre Eigenarten.

Beim Datenimport heißt die Kontonummer plötzlich nicht mehr 00025 sondern nur noch 25. Oder die PLZ nicht mehr 04421 sondern nur noch 4421. Oder in der Datenquelle steht das Konto 23 0400.

Zur besseren Übersicht in der Controlling Software sollte die Kontonummer vielleicht doch lieber 230400 lauten? Oder die Kostenstellennummern stehen nur bei der ersten Kostenart und bei den folgenden Kostenarten steht keine Kostenstelle mehr. Und das solange bis die nächste Kostenstelle kommt?

Bei einer direkten Datenbankanbindung kein Problem. Das kann man schnell anpassen indem man einen entsprechenden SQL-Befehl integriert. Und alles ist wieder in Ordnung.

Jede neue Text- oder Excel-Datei dagegen müsste man dann vor jedem neuen Import monatlich immer wieder anpassen.

  • Wie war das doch mit der Anpassung?
  • Wie ging doch der Befehl?
  • Klaus, nicht da – wer passt nun die Export-Tabelle für den Datenimport an?
  • Mist, wieder die Anpassung vergessen!
  • Wo kommen denn plötzlich die 2`und 3`stelligen Konten her?
  • Warum stimmen denn diesmal nicht die Werte sofort?

Man könnte dies unendlich fortsetzen. Und meist ist die Controlling Software an diesem Zustand dran schuld meinen die Einen und die Anderen warten ab bis der, der es auch kann, endlich Zeit hat. 

Fazit: Schon bereits von Anfang an diese Anpassungen erkennen, klären und in der Controlling Software einrichten, dass dies in Zukunft automatisiert erfolgt!

Diese für den Import wichtigen Anpassungsfunktionalitäten sind war in der Software meist vorhanden. Aber leider sind diese oft nur sehr sporadisch in der Hilfe erklärt oder werden von den Usern manchmal einfach ignoriert. 

Ein kleines Beispiel aus Datev – Export in deine Excel-Tabelle:

Corporate Planner Datenquellen

Bild: Beispiel Excel-Import-Tabelle

Wir sehen im gelben Bereich die 3`stelligen Bilanzkonten und darunter weitere 4`stellige Bilanzkonten.
Unser Ziel für jetzt und auch in Zukunft: Alle Bilanz- und GuV-Konten alle 4`stellig.

Corporate Planner Datenquellen

Bild: Bestimmung der Spalte, die angepasst werden soll


Also wählen wir jetzt die Funktion „Quelle anpassen“ und tragen die Spalte „A“ aus der Excel-Tabelle ein wo die entsprechenden Kontonummern stehen. Drücken auf die Spalte „Option“ und dann können wir Formel auswählen.

Corporate Planner Datenquellen

Bild: Auswahl der Funktion „Formel“

Dann drücken wir auf die Spalte Wert und können jetzt hier die gewünschte Formel eintragen.
Also mit was fehlende Positionen ersetzen auf welcher Länge die fehlenden Positionen ersetzen.

Corporate Planner Datenquellen

Bild: Formel eintragen und Formelsyntax prüfen

Wobei auch weitere Funktionen zur Optimierung der Excel-Tabelle wie im Bild dargestellt genutzt werden können. Wie beispielsweise auch rechts „auffüllen“, Leerzeichen entfernen oder kopieren möglich sind.

Durch die drücken der Option „Prüfung“ wird sichergestellt, dass die eingetragene Formel auch in ihrer Syntax richtig ist.

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Bild: „Vorschau aktualisieren“ aus der Anwendung der Formel

Zum Schluss noch den Button “ Vorschau aktualisieren“ drücken und die Quelle wird wie im folgenden Bild angepasst. Alle Konten sind jetzt auch 4`stellig.

In Zukunft brauchen wir uns nicht mehr bei neuen Importen um die Stelligkeit der Konten kümmern, da diese Formel – oder besser dieser Befehl – bei jedem Neuimport ausgeführt wird.   

Einmal mehr Aufwand – aber in Zukunft Sicherheit und automatische Anpassung der zu importierenden Datenquellen.

Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software macht den Unterschied zwischen Stress, Überstunden, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit, Freiheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!

Mehr zum Thema: Corporate Planner Datenquellen anpassen
unterwww.kirchhoff-controlling.de

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