Externe Beratung Auswahl Controlling Software. Wie einfach es sich heute doch externe Beratungsfirmen bei der Auswahl von Controlling Software machen.
Externe Auswahl Controlling Software. Nun ist es mir wieder einmal passiert! Ein potentieller Interessent an Controlling Software hat mir sein Pflichtenheft mit spezifischen Anforderungen an die Software zugeschickt. Dieses Pflichtenheft war für die Größe des Interessenten recht umfangreich und ebenfalls waren die Anforde-
rungen klar definiert.
Dann habe ich dem potentiellen Interessenten auf der Basis seiner Anforderungen die Umsetzung in der Controlling Software vor Ort ausführlich präsentiert und ein entsprechendes Angebot unterbreitet. In den folgenden drei Wochen kam es dann immer wieder zu vertiefenden Diskussionen zu einer möglichen Umsetzung mit der Controlling Software.
Anschließend ergab die Diskussion zur Nachfrage zum Angebot, dass sich der Leiter Controlling nicht sicher war, welches der drei vorliegenden Angebote er nun annehmen sollte. Er meinte: Die Geschäftsleitung hat festgelegt ein „Unabhängiges Beratungsunternehmen“ damit zu beauftragen die Auswahl für Sie zu organisieren. Soweit so gut.
Die Zeit verging und wir erhielten vom beauftragten „Unabhängigen Beratungsunternehmen“ ein neues
Pflichtenheft – eine Excel-Tabelle – mit zwei Seiten. Wir sollten die dort aufgeführten Anforderungen – Anforderungen waren es nur bedingt, sondern einfach nur sehr allgemeine Fragen – nur mit Ja oder Nein beantworten.
Unserer Meinung nach: Reicht heute nicht mehr, dass in der Planungsphase oder in den Pflichtenheften des Einsatzes von Controlling Software …
- Controllinganforderungen sollen nur mit Ja – können wir oder Nein – können wir nicht – zum Ankreuzen definiert werden …
- Nur allgemeine Anforderungen bspw. zu Vertriebs-, Personal-, Kosten- oder Finanzcontrolling definiert werden …
- Kaum genaue technische Anforderungen abgefragt und Nutzungsrechte oft eine untergeordnete Rolle spielen sowie Datenimportquellen zu ungenau dargestellt werden …
- Der Frage: Wer erhält welche Informationen zu welchem Zeitpunkt zu wenig Augenmerk geschenkt wird …
- Oder die aktuelle Excel Lösung – 1:1 wieder als Anforderung für die Controlling Software steht …
Oder in manchen Pflichtenheften …
- Keine konkreten Abfragen zum Einsatz personeller Ressourcen gemacht werden müssen …
- Keine fachbereichsübergreifende Integration dokumentiert werden muss …
- Planungsszenarien nur schwammig im Pflichtenheft definiert werden können …
- Anforderungen nicht mit inhaltlichen und zeitlichen Umsetzungs- oder besser Lösungskomponenten untersetzt werden müssen …
- Die Planung der Ablauforganisation und der Verantwortlichkeiten nicht präzisiert werden müssen …
- Datenmodell und die entsprechenden Schnittstellen sowie Festlegung der Konfiguration von Softwarekomponenten, Server und Nutzungsrechten keine Rolle spielen usw. …
Externe Beratung Auswahl Controlling Software
Und im Pflichtenheft noch von der Beratungsfirma angemerkt wird, dass zu beachten ist, dass der potentielle Interessent in dieser Auswahlphase zunächst keine direkte Kontaktaufnahme durch die Anbieter wünscht.
Und das alles obwohl wir bereits vor Ort vor dem Interessenten präsentiert haben – also ein persönlicher Kontakt besteht – und die Kommunikation läuft bis auf weiteres zunächst ausschließlich über die Beratungs-
firma. Das wäre ja auch in Ordnung, wenn das Pflichtenheft eine entsprechende Qualität aufweisen würde.
Aber auf der Basis dieses super schwachen Pflichtenheftes kommen sicherlich weitere Fragen des Interessenten, die beantwortet werden müssen. Wer beantwortet dann diese meist sehr fundierten Fragen aus der Sicht des Interessenten? Sieht so eine effektive Externe Beratung Auswahl Controlling Software aus?
Wir haben das Pflichtenheft dann entsprechend vollständig ausgefüllt und an das Beratungsunternehmen geschickt. Nicht einmal einen Eingangsvermerk haben wir von dem Beratungsunternehmen erhalten.
Auch auf unsere Nachfrage erhielten wir keine Antwort – ob das Pflichtenheft überhaupt eingegangen ist.
Zusammengefasst war das erste Pflichtenheft des Interessenten um ein vielfaches konkreter als das vom Beratungsunternehmen. Man muss sich zumindest aus unserer Sicht die Frage stellen: Auf welcher Basis wird hier vom Beratungsunternehmen für den Interessenten entschieden oder war eventuell schon bei der Auftrags-
erteilung an das Beratungsunternehmen bereits schon vor Beginn der Ausschreibung das bevorzugte Produkt längst ausgewählt?
Leider kostet den Interessenten das Beratungsunternehmen auch Geld für eine wirklich schwache Beratungs-
leistung. Nicht das wir gerne Ausschreibungen verlieren. Wir können damit leben. Wir werden uns an solchen Ausschreibungen einfach nicht mehr beteiligen, denn auch unsere Zeit ist kostbar. Aber ob der Interessent mit der vom Beratungsunternehmen ausgewählten Software dann auch leben kann und seine spezifischen Anforderungen umsetzen kann? Es sei den Interessenten zu wünschen – egal welches Produkt von der Beratungsfirma nun ausgewählt wurde!
Externe Beratung Auswahl Controlling Software
Es bleibt aber zumindest aus unserer Sicht die Frage: Wie kann es sein, dass hier mit der Befindlichkeit des Interessenten, seinen definierten Anforderungen und mit seinen Ängsten etwas falsch zu entscheiden bei der möglichen Auswahl von Controlling Software durch so genannte „unabhängige Beratungsunternehmen“ ohne großen Aufwand einfach, schnell und locker Geld verdient wird?
Gibt es überhaupt wirklich externe „unabhängige Beratungsunternehmen“ bei der Auswahl von Software im Allgemeinen und im Besonderen bei Controlling Software?
Mehr Informationen zum Thema Externe Beratung Auswahl Controlling Software
unter: kirchhoff-controlling.de
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