Excel ist kostenguenstig und verursacht kaum Folgekosten?

Excel ist kostenguenstig und verursacht kaum Folgekosten!
Mythos oder Wahrheit? 

Excel ist kostenguenstig? Controlling Software dagegen ist für KMU zu kompliziert, zu zeitaufwendig und auch zu teuer? Studien belegen, dass immer mehr externe Faktoren auf den Erfolg eines Unternehmens Einfluss haben. Effizientes Controlling entwickelt sich immer mehr zu einem der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren. 

Immer wichtiger wird dabei, dass Controlling auf plausible und schnell zur Verfügung stehende Daten zurück-
greifen kann, auf deren Basis sofort faktenbasierte Entscheidungen getroffen werden können. Ausgangspunkt dabei sind maximale Entscheidungssicherheit sowie eine unternehmensweite Transparenz, auf der diese Entscheidungen getroffen werden können. 

Dabei wird es in Zukunft immer mehr um die Integration von Planung, Reporting, Analyse und Simulation für das operative Controlling – also Finanz-, Konzern, Vertriebs-, Kosten-, Personal-, Einkaufs, Projektcontrolling etc. verbunden mit Risiko-Management, Möglichkeiten zur multidimensionalen Massendaten-Analyse, Konsolidierung und zum strategischen Controlling gehen.

Wer sich dem heute im unternehmensweiten Controlling nicht stellt – den wird das Leben bestrafen – morgen oder spätestens übermorgen.

Es stellen sich die beiden Fragen:

Wie gut sind die Controlling Abteilungen sowie die Mitarbeiter in den Unternehmen auf die Lösung dieser wesentlich komplexeren Aufgabenstellungen für die Zukunft vorbereitet?

Können die gegenwärtige Organisation im Controlling und die verwendeten klassischen Instrumente und Werkzeuge künftig diese neuen Herausforderungen im unternehmensweiten Controlling noch erfüllen?

Mit Controlling Software oder weiterhin mit Excel die neuen Herausforderungen im unternehmensweiten Controlling angehen? Diese Frage stellt sich in den Unternehmen immer öfter. 

Trotzdem erklären Beraterfirmen, in Fachartikeln ist nachzulesen, Controller Kollegen und Controlling Software Kritiker meinen, sogenannte Excel Experten beschwören: Excel ist kostenguenstig und für den Einsatz im das unternehmensweite Controlling unverzichtbar.

Weiterhin wird behauptet: Excel ist kostenguenstig und verursacht so gut wie keine Folgekosten. Stimmt auch das?

Die Begründung: Excel wird mit der MS-Office Installation einfach mit installiert. Es ist also einfach da und kann somit sofort für das unternehmensweite Controlling genutzt werden. Das ist natürlich nicht von der Hand zu weisen und stimmt formal auch. Und es wird immer wieder behauptet, dass Controlling Software für den Mittelstand einfach zu teuer ist.

Ja, in der Anschaffung: Excel ist kostenguenstig – stimmt! Aber in der täglichen Controller Praxis: Excel ist kostenguenstig – stimmt das wirklich? Aber werden die Kosten des Einsatzes von Excel in den Controllingabteilungen überhaupt erfasst? 

Eigener Erlebnisbericht

Unternehmen aus der Energiewirtschaft mit über 1.300 Mitarbeitern und SAP Anwender:

Workshop und anschließende Präsentation der Management-, Planungs- und Controlling Software vor dem kaufmännischem Leiter Herrn A. (62 Jahre) und seinem Nachfolger Herrn B. (33 Jahre). Reaktion von beiden nach der Präsentation sehr verhalten. Stolz zeigt mir dann Herr A. seine über zwölf Jahre selbst erstellte tolle EXCEL-Lösung. Ich habe das Gefühl ich zerstöre mit meinem Angebot sein Lebenswerk.

Drei Monate später rufe ich Herrn B. wieder an wie er denn mit der übernommenen tollen Excel-Lösung zurechtkommt. Er meint, dass es für Ihn unmöglich sei sich in die eingerichteten Strukturen, Formeln und Makros hinein zu-versetzen und deshalb die alte Lösung verworfen hat.

Also etwas neues?

Aber nein, er hatte bereits mit der Erstellung einer neuen eigenen tollen Excel-Lösung begonnen. Er hat ja auch genug Zeit bis zu seinem Ruhestand, denn er war 33 Jahre alt.

Was für eine Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen! 

Diese These wird sofort at absurdum erklärt, würde man in den Unternehmen die Zeit im Monat erfassen, die Führungskräfte an ihren Excel Lösungen nicht auswerten, sondern diese Lösung mühsam pflegen, verbessern oder neue Anforderungen einarbeiten. 

Gott sei Dank werden in den Unternehmen diese Zeiten so gut wie nie erfasst.
Der Einsatz von Excel ist kostenguenstig?

Auch erlaubt Excel kein Rückverfolgen der Daten, wie es Controlling Software in der Regel ermöglicht. Diese fehlende Rückverfolgung und die daraus resultierende mangelnde Datenintegrität in Excel ist oft der Grund für massive Zeitaufwände bei der Suche nach Fehlern und der Einarbeitung neuer Anforderungen. Die Tatsache, dass Controlling Software genau in diesem Punkt seine Stärken hat versucht man immer wieder negieren. 

Wenn Ihre Geschäftsidee auf der Vermarktung von Excel-Lösungen  beruhen würde – würden sie sich gern die fütternde Hand wegschlagen lassen oder den Ast auf dem sie sitzen absägen, auf dem Sie seit Jahren Geld verdient haben? 

Würden Sie nicht auch versuchen ihren Status zu erhalten und wie ein Prediger von Unternehmen zu Unternehmen ziehen und ihre mit viel Aufwand erstellten Excel Lösungen anpreisen? Und erzählen, dass Controlling Software einfach zu teuer ist? Excel ist kostenguenstig stimmt also formal, aber für komplexe Controlling Anforderungen in den meisten Fällen völlig ungeeignet!                                                          

Und so wird weiterhin der Mythos – Excel ist kostengüenstig im unternehmensweiten Controlling – am Leben erhalten. 

Und wenn plötzlich neue komplexe Anforderungen im Management und Controlling auftauchen stellt sich bei nicht wenigen Controllern oft das folgende Gefühl ein:

Kennen vielleicht auch Sie das frustrierende Gefühl, wenn aus dem Nichts neue Anforderungen nach Führungsinformationen, Kennzahlen oder in der Planung auftauchen, die bisher so noch nie definiert wurden? 

 

Wieder bei der EDV betteln, damit die Daten aus verschiedenen Vorsystemen bereitgestellt werden. Sind die Daten dann bereitgestellt, weiß man aus Erfahrung, dass nun wieder Mehrarbeit und Überstunden folgen, da Unmengen von Excel-Tabellen, Excel Makros oder OLAP-Würfel angepasst und geprüft werden müssen.

Und kaum ist eine Anforderung erfüllt, kommen bereits neue Anforderungen aus dem Nichts und alles beginnt wieder von vorn.

Soweit zu dieser Excel These. Und genau aus diesen Tatsachen heraus muss sich nicht nur das unternehmensweite Controlling auf ständig neue Anforderungen einstellen, sondern es sollten auch viel mehr Moderne Controlling- und Management-Werkzeuge – also Controlling Software – den Alltag von Führungskräften bestimmen – als Excel. 

 

Ich behaupte die These:
Excel ist kostenguenstig … ist einfach FALSCH!

 

Im nächsten Beitrag möchte ich mich mit der These: Excel ist einfach im Handling und ohne Spezialkenntnisse anzuwenden -auseinander setzen.
Ihre Meinung zu dieser Excel-These – Excel ist kostenguenstig – stimmt oder Mythos?

Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software Corporate Planning Suite macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!