Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit!

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Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit! Ist das wirklich so?

Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit!. Im zweiten Beitrag zu den „Die zehn typischen Controlling Fehler“ Controlling Fehler Nummer 2: Zur Vervollkommnung Controlling – Keine Zeit!

Unsere Auftragsbücher sind voll und für ein umfangreiches Controlling haben wir überhaupt gar keine Zeit und auch zu wenig Personal! Ein oft gehörter Grund dafür, dass für in effizientes Controlling einfach keine Zeit ist.
Der tägliche Stress und die anstehenden und zu erledigenden Aufträge verleiten dazu, „den lästigen Papierkram“ im Controlling einfach links liegen zu lassen. Und ständig kommen neue Anforderungen aus dem NICHTS nach Führungsinformationen im Controlling an, die mal schnell abgearbeitet werden sollen – obwohl die letzten neuen Anforderungen noch immer offen sind. 

Viele Jobs im Controlling sind heute mit Mehrarbeit, Überstunden, Urlaubsverzicht, Freizeit Defiziten, Überarbeitung und einem hohen Stressfaktor verbunden.  

Und wer will denn freiwillig diesen Job noch machen? Es stellt sich die Frage, warum die Fluktuation in diesem Job immer größer wird?

Controller jagen täglich von einem Meeting zum nächsten. Und wenn kein Meeting angesetzt ist, werden die ständig aus dem NICHTS auftauchenden neue Anforderungen erst einmal in die vorhandenen Excel Tabellen, Excel Makros und/oder OLAP Würfel eingepasst und geprüft.

Aber nur so lange, bis das nächste Meeting beginnt. Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit!

  • Während das Controlling landauf, landab versucht herauszubekommen, welche Informationen es denn nun wie und wann liefen soll, zieht sich das Management nur zu oft auf die Position zurück, dass es doch der ordinäre Controller-Job ist, dies zu definieren.1
  • Die Geschäftsführung pumpt Geld in Produktion, Forschung, Vertrieb etc. In Zeiten einer schwachen Konjunktur neigen die meisten Unternehmen dazu, alle nicht absolut notwendigen Projekte im Controlling  und IT auf Eis zu legen. Neuinvestitionen werden einfach eingefroren, während sich das Unternehmen auf mögliche Einsparungen konzentriert, um im frostigen Wirtschaftsklima zu überleben.
  • Keine genauen Vorgaben von der Geschäftsführung für das Controlling mit welchen Messgrößen gesteuert werden soll.
  • Den Forderungen und Wünschen von bspw. EDV Abteilungen wird wesentlich mehr Beachtung geschenkt als Forderungen und Wünschen von Controlling Abteilungen.
  • Und Geld für die Anschaffung von Controlling Software wird nur in Ausnahmefällen bereitgestellt.
  • Daten und Informationen, die vom Controlling präsentiert werden, werden vom Management häufig ignoriert. Erst wenn es keine Möglichkeit mehr gibt wegzusehen, werden die Probleme zur Kenntnis genommen.

Leider glauben viele Controller noch heute, dass sie mit Excel ein schnelles, kostengünstiges und universell einsetzbares Controlling Tool zu Verfügung haben. Diese These wird sofort at absurdum erklärt, würde man in den Unternehmen die Zeit im Monat erfassen, die Führungskräfte an ihren Excel Lösungen nicht auswerten, sondern diese Lösung mühsam pflegen, verbessern oder neue Anforderungen einarbeiten.

Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit?

Gott sei Dank werden in den Unternehmen diese Zeiten so gut wie nie erfasst. Und so bleibt dann wirklich nur noch die Aussage zur Vervollkommnung Controlling – Keine Zeit!

Zur Vervollkommnung Controlling - Keine Zeit

Bild: Zur Vervollkommnung Controlling – wirklich keine Zeit?

 

Controlling Fehler Nummer 2:
Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit?

So auch bei diesem Interessenten (Eigener Erlebnisbericht)

Workshop zum Thema „Vervollkommnung Vetriebscontrolling, Finanz- und Liquiditätsplanung und Einführung einer Konsolidierung“ in einem Unternehmen
(670 Mitarbeiter und SAP Anwender):

(Anwesend: 1 Vorstandsmitglied, Leiter Controlling, Leiter EDV, Leiter Rechnungswesen, Leiter Vertrieb und weitere 5 Mitarbeiter aus dem kaufmännischen Bereich)

Nach der Vorstellung der entsprechenden Lösungsvorschläge zu den einzelnen Controlling Themen und der weiteren Präzisierung der Lösungen in der nachfolgenden Diskussion wird vom Vorstandsmitglied festgelegt, dass in Zusammenarbeit mit uns ein auf die vorgestellten Lösungen ein spezifisches Angebot zuzüglich Projektplan gemeinsam zu erstellen ist.

Weiterhin ist eine in der weiteren Projektvorbereitung (Phase I) ein entsprechender Ablauf- und Projektorganisationsplan bezüglich:

  • Umsetzung inhaltliche Schwerpunkte     Zur Vervollkommnung Controlling – Keine Zeit
  • Wirkungen auf mögliche Ablauforganisation Aktuelle Controlling Probleme: Zur Vervollkommnung Controlling
  • Zeitliche Einordnung
  • Beratung- und Schulungsaufwand    
  • Bindung personeller Ressourcen
  • Festlegung con Verantwortlichkeiten

zu erstellen  

In Phase II ist dann der Entwurf Datenmodells, Festlegung der Konfiguration der Softwarekomponenten, Server und Nutzungsrechte und die inhaltliche und zeitliche Verknüpfung zum dann präzisierten Projekteinführungsplan einzuarbeiten. Mit der Koordinierung des Projektes wurde der Leiter Controlling beauftragt.

Ziel Vorstand: Entscheider Workshop und nachfolgende Präzisierung der Projektdurchführung auf dessen Grundlage der Vorstand dann auch entscheiden kann. Klang alles erst einmal völlig gut und wir machten uns ans Werk!

Wir erstellen der Grob-Projektplan und nahmen wieder Kontakt zum Leiter Controlling des Unternehmens auf. Er hat im Moment keine Zeit dazu – erst muss der Monatsabschluß gemacht werden, aber dann …. Wir akzeptieren das selbstverständlich. Zwei Wochen später: Leiter Controlling im Urlaub. Weitere drei Wochen später hat der Leiter Controlling ebenfalls für uns keine Zeit! Wir wenden uns an den Vorstand – Projektplanung noch immer aktuell – aber zuständig ist der Leiter Controlling wird uns gesagt. Dann wieder Monatsabschluß – Krankheit eines Mitarbeiters – keine Zeit – andere wichtige Aufgaben im Controlling.

Zur Vervollkommnung Controlling – Einfach keine Zeit! Wirklich zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit?

So zog sich das so über vier Monate bis 5 Monate hin. Nicht, dass wir unsere Aktivitäten nicht vergütet bekommen haben, aber das Projekt begab sich immer mehr sich in die „Schlafphase“. Über kurz oder lang starb das Projekt am Leiter Controlling, der zwar immer genug Arbeit hatte, aber ob er sich mit den wirklich wichtigen Dingen im Controlling beschäftigt hat? Und wie er es vor allem geschafft hat dem Vorstand seine Version des Projektes rüber zu bringen – blieb sein Geheimnis. 

Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit!

Und alles blieb im Unternehmen oft wie es ist. Wenn die Planung eines Controlling Projektes mehr als ein halbes Jahr dauert ist es keine Projektplanung mehr – sondern ein Problem!

Zur Vervollkommnung Controlling keine Zeit

Bild: Es ist 5 Minuten vor 12.00 Uhr!

 

Die Unternehmen, die sich dieser Ausrede bedienen, sind der Meinung, sie seien mit der Erfüllung der bestehenden Aufträge bereits ausgelastet und könnten sich nicht noch zusätzlich um das Controlling kümmern.

Das kann böse Folgen haben. 

Derzeit wird in vielen Unternehmen alles unter die Lupe genommen und analysiert, was Kosten und Rendite, Mitarbeiter und betriebliche Effizienz, Lieferanten und Service, Kunden und Konkurrenz betreffen.

Ironischerweise werden dabei allzu oft ausgerechnet die für Entscheidungen so wichtigen Softwaretools und Prozesse im Controlling stiefmütterlich behandelt. Wenn das, was Sie derzeit nutzen, jedoch Excel oder ein herkömmliches BI-System ist, wird das Unternehmen wesentlich mehr Zeit und Ressourcen für die Erfassung und Analyse von Daten aufwenden als für das Treffen fakten-basierter Entscheidungen. 

Und genau durch den Einsatz von Controlling Software schaffen Sie sich – durch durch die Integration von Erfolgs-, Finanz-, Kosten-, Vertriebs-, Projekt-, Personal-, und Konzerncontrolling, Integration des Risikomanagements, die Bereitstellung von Führungsinformationen zur operativen und strategischen Unternehmenssteuerung – den nötigen Freiraum zur aktuellen und zukünftigen Vervollkommnung des unternehmensweiten Controllings.

Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software Corporate Planning Suite macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit, Freiheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!

1 Götz, Oertel, StrategieAgentur, 2011

Soweit zum Controlling Fehler Nummer 2: Zur Vervollkommnung Controlling – Keine Zeit!

Im nächsten Beitrag aus den „Die zehn typischen Controlling Fehler „

Controlling Fehler Nummer 3: Mein Excel ist mir ja so lieb … und Excel kann im Controlling eigentlich alles!

In vielen Veröffentlichungen von Beratungsfirmen wird gebetsartig erklärt, dass es praktisch kein Unternehmen gibt, bei dem die Berichte, Planungsrechnungen und Finanzanalysen nicht mit Hilfe von Excel erstellt werden. Warum ist in mittelständischen Unternehmen und in den Köpfen vieler Führungskräfte diese These noch immer so verbreitet?

Im Beitrag möchte ich dies gern mit eigenen Praxis Beispielen aus meiner 20`jährigen Controlling Arbeit untersetzen.

Mehr zum Thema – Die zehn typischen Controlling Fehler
unterwww.operatives-controlling4winners.de

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