Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software CP-Suite

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Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software mit dem Modul Corporate Planner – einfach & genial!

Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software CP-Suite

Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software. Würden alle erfassten Daten immer zur Verfügung gestellt, müsste anstelle des Beifahrersitzes ein großer Bildschirm installiert werden und der Fahrer wäre vollkommen überfordert. Analog dazu sollte die Projektleitung sich auf die wesentlichen Parameter beschränken.

Wesentliche Kennzahlen wie Fertigstellungsgrade, Meilensteine und Ressourcenverbrauch sollten konsequent verfolgt werden.

Details müssen auf Arbeitspaketebene eigenverantwortlich erarbeitet werden und nur im Krisenfall eskaliert werden. Projektcontrolling ist Bestandteil des Projektmanagements.

 

Während sich Projektmanagement unter anderem auch mit der Auswahl und Führung der Mitarbeiter, Zeiterfassung und Personalplanung beschäftigt, konzentriert sich das Projektcontrolling darauf, zu prüfen,
ob die Projektziele und die Projektkosten eingehalten werden.

Projektcontrolling findet in einem permanenten Regelkreis statt. Dieser Regelkreis ist keineswegs eine Erfindung des Projektmanagements, sondern beschreibt ganz allgemein den Managementprozess und entspricht einem modernen Verständnis von Führung. 

Damit Projektcontrolling überhaupt erfolgreich stattfinden kann, ist es wichtig, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Zielsetzung ist der erste Schritt um ein Projekt zu steuern. Wer nicht weiß, wo er hin will, kann auch nicht nach dem Weg fragen. 
  • Die Planung ist notwendig, um zu erarbeiten, wie genau die Ziele erreicht werden sollen und welche Maßnahmen bzw. Arbeitspakete, und Meilensteine bis zur Zielerreichung abgearbeitet werden müssen. 
  • Im Rahmen der Datenerfassung werden basierend auf den Soll-Daten der Planung von den entsprechend Verantwortlichen reelle Ist-Daten erhoben. Dieser Prozess sollte regelmäßig und vor allem zeitnah erfolgen, um ggf. bei Fehlentwicklungen rechtzeitig intervenieren zu können.
  • Im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs werden die erhobenen Ist-Daten mit den ursprünglich geplanten Soll-Daten abgeglichen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist zunächst eine Beschränkung auf den reinen Vergleich, ohne vorschnell falsche Schlüsse zu ziehen.
  • Die Abweichungsanalyse ermittelt welche und warum Abweichungen aufgetreten sind. Da Projekte ein komplexes Vorhaben darstellen, ist fast immer mit Abweichungen zu rechnen. Die entscheidende Frage, die nun geklärt werden muss, ist ob es sich um eine vernachlässigbare (weil unbedeutende) Abweichung handelt, ob eine signifikante Abweichung aufgrund eines einmaligen Planungsfehlers oder veränderter Rahmenbedingungen vorliegt oder ob es sich sogar um eine systematische Abweichung handelt. Bei systematischen Abweichungen liegt eine Fehlannahme oder eine Veränderung der Rahmenbedingungen vor, die über das einzelne Ereignis hinaus wirkt. Also z. B. einer zu niedrigen Kostenannahme im Bereich der geplanten Stundensätze von externem Personal. Diese Abweichungen werden auch in anderen Arbeitspaketen später zu Problemen führen. 
  • Aufbauend auf der Abweichungsanalyse werden bei Bedarf geeignete Maßnahmen definiert, die ein Gegensteuern ermöglichen. 
  • Die Erfolgskontrolle stellt sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen auch wirklich zur Problemlösung geführt haben. Dieser entscheidende Schritt ist deshalb so wichtig, weil nach aufgetretenen Problemen normalerweise „die Luft sowieso schon dünner“ geworden ist und erneute Fehlschläge meist nicht mehr hinnehmbar sind.
  • Ausgehend von diesen nun hoffentlich erfolgreichen Maßnahmen, werden Ziele neu definiert bzw. erweitert, um so die nächste Runde im Controlling-Regelkreis zu drehen. 

Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software CP-Suite

Der Controlling-Regelkreis ist eine relativ simple Managementtheorie, die dennoch für alle Beteiligten eine Herausforderung darstellt.

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Oft wird gegen Grundregeln des Regelkreises verstoßen.

Eine Gefahr stellt in diesem Zusammenhang oft dar, dass sich die Beteiligten zu sehr auf ihren großen Erfahrungsschatz verlassen. Dadurch unterbleibt eine sorgfältige Abweichungsanalyse.
Stattdessen werden vorschnell Maßnahmen definiert, die vielleicht in der Vergangenheit geholfen haben, im aktuellen Fall aber eventuell nicht Ziel führend sind. Dass ein zu großer Fokus auf das Lernen aus Erfahrungen ein Lernverhinderer ist, hat bereits Peter Senge nachgewiesen. 

(vgl.http://www.solonline.org/res/kr/learningorg.html)

 

Video: Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software CP-Suite

Im Video einige Beispiele: Wie im Mittelstand durch den Einsatz effizienter Controlling Software eine effiziente Projektplanung und daran anschließende ein effektives Projketcontrolling in mittelständischen Unternehmen auch umgesetzt werden kann.  

Es ist eine Tatsache, Projektplanung und Projektcontrolling mit oder ohne Controlling Software macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!

Mehr zum Thema: Projektplanung Projektcontrolling Controlling Software CP-Suite

unterwww.kirchhoff-controlling.de

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