Controlling Software Killer Nummer 2: Unternehmensspezifisches Einführungskonzept für die Controlling Software war einfach nicht oder nur unvollständig vorhanden!
Controlling Software Killer Nummer 2. Wie im Fehler Nummer 1 beschrieben gehen nicht wenige Unternehmen auf die Suche nach Controlling Software ohne Gesamtkonzept zur möglichen unternehmensweiten Vervollkommnung des Controllings.
Hat man sich dann manchmal langem Hin- und Her für ein entsprechendes Produkt entschieden folgt manchmal Fehler Nummer 2 bei der Auswahl von Controlling Software. Jetzt müsste eigentlich ein Einführungskonzept zur Inbetriebnahme und späteren Nutzanwendung der Controlling Software erarbeitet werden.
Dabei geht es um:
- Schaffung der technischen Voraussetzungen zum Einsatz der Controlling Software
- Erstellung der inhaltlichen und zeitlichen Ablauforganisation im Rahmen der Inbetriebnahme
- Aufstellung möglicher Beratungsinhalte und der anfallenden Beratungskosten
- Festlegung von personellen Verantwortlichkeiten (Was selber realisieren oder dem Anbieter überlassen?)
- Mögliche Datenbankanbindung oder den Einsatz standardisierter Schnittstellen
- Nutzungsrechte und Verteilerstruktur künftiger Informationen
- Integration von Reporting Anforderungen
- Berücksichtigung der zukünftigen Planungsorganisation etc.
Bild: Im Einführungskonzept für die Controlling Software haben wir das benötigte Datenmodell völlig unterschätzt!!
Spätestens beim Suchen der benötigten Informationen in unterschiedlichen Datenquellen zeigt sich manchmal, dass diese Daten einfach nicht aktuell sind, nur fehlerhaft vorliegen oder ein Zugriffe (noch) nicht möglich sind. Die mangelhafte Datenqualität ist sehr oft der Grund für massive Probleme beim Einsatz von Controlling Software. Manchmal zeigen sich diese Probleme auch erst in der Phase der Implementierung der Controlling Software.
Aber dann ist es manchmal einfach zu spät! Der in der Planungsphase definierte Einführungs- oder Beratungsaufwand steigt dann meist wesentlich an!
Endresultat: Controlling Software wird nur halbherzig genutzt, kaum Effizienzgewinn, potentielle Nutzer springen wieder ab und schlimmstenfalls verfallen einige Nutzer wieder in die alten Excel Gewohnheiten.
„Wir haben es doch gleich gewusst, dass auf Excel in unserem Unternehmen nicht verzichtet werden kann … lautet dann die Antwort!“
Immer wieder kommt es auch vor, dass in den Controlling Abteilungen der Wunsch nach Einsatz von Controlling Software zwar vorhanden ist – aber falsche oder fehlende Daten eine mögliche Anwendung verhindern.
Und meist ist dann die Controlling Software oder der Anbieter schuld, dass die geplanten Ergebnisse nicht erreicht wurden.
Leider wird die Planung von Installation, Einweisung, Schulung und Nutzanwendung durch Auftraggeber und Auftragnehmer wurden nur halbherzig angegangen.
Mein Tipp: Wie Sie den Controlling Software Killer Nummer 2 vermeiden können!
Prüfen Sie bitte genau und lieber etwas länger ob Ihr Einführungskonzept vollständig ist. Es reicht heute nicht mehr, dass in der Planungsphase …
- In Pflichtenheften Controlling Anforderungen mit Ja – können wir oder Nein – können wir nicht zum Ankreuzen definiert werden
- Nur allgemeine Anforderungen bspw. zu Vertriebs-, Personal-, Kosten- oder Finanzcontrolling definiert werden
- Kaum genaue technische Anforderungen dokumentiert werden
- Nutzungsrechte oft eine untergeordnete Rolle spielen
- Datenimportquellen zu ungenau definiert werden
- Der Frage: Wer erhält welche Info zu welchem Zeitpunkt zu wenig Augenmerk geschenkt wird
- Das, was bereits bisher in Excel abgebildet war – einfach genauso wieder in der Controlling Software abgebildet wird
- Aussagen zum Einsatz personeller Ressourcen einfach fehlen
- Kein oder ein unklarer terminlich definierter Einführungsplan existiert
- Verantwortlichkeiten nur halbherzig enthalten sind
- Keine fachbereichsübergreifende Integration dokumentiert wird
- Planungsszenarien schwammig definiert werden
Es zeigt sich immer öfter, dass die Qualitätserhöhung bei der Einsatzplanung von Controlling Software immer unverzichtbarer für die Unternehmen wird. Nur mit dieser wesentlichen Qualitätserhöhung in der Einsatzplanung können somit die konzipierten Nutzwerte dann später in der Einführungsphase oder im späteren Dauerbetrieb auch ergebnissichernd umgesetzt werden.
Soweit zum Controlling Software Killer Nummer 2: Im folgenden Beitrag mehr zum Controlling Software Killer Nummer 3: Es wird nach einer ultimativen Controlling Software, die alle aktuellen und eventuell zukünftigen Anforderungen sofort und zu 100% erfüllen kann gesucht!
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