Controlling Software Killer Nummer 9: Falsche Dimensionierung der Hardware Ressourcen zur Nutzanwendung der Controlling Software.
Controlling Software Killer Nummer 9. Zwischen Controlling und EDV Abteilungen herrscht schnell Einigkeit darüber, dass ein Unternehmen ein Berichtswesen und eine Analyse der Geschäftsdaten braucht.
Bild: Wann erhalte ich denn nun die Daten für meine Controlling Arbeit?
Hierzu kommt die Schwierigkeit, dass gerade die IT-Abteilungen unter chronischen Kapazitäts-Dauerengpässen leiden. Updates, Rollouts oder operative Anpassungen von ERP-Systemen sind Dauerthemen.
Dementsprechend übernimmt die IT-Abteilung manchmal sehr schnell das Ruder bei Evaluierungen oder agiert als „Graue Eminenz“ im Hintergrund und rückt somit IT-Aspekte in den Fokus. Schnell sind dabei notwendige fachliche Anforderungen aus dem Controlling ohne größere Mühe hinweggefegt.1
Aus dieser Tatsache heraus nimmt sich die EDV Abteilung nur wenig Zeit zur Klärung der Bereitstellung der technischen Hardware Ressourcen. Man arbeitet mit Schätzungen und die Fachabteilungen werden kaum oder nur in wenigen Fällen dazu befragt. Der Anbieter will verkaufen und stapelt oft tief – Wir brauchen nur …
Das Spannungsfeld hieraus bringt nicht nur viele IT-Bereiche in die Situation, mit den entsprechenden Anpassungen immer einen oder zwei Schritte hinterher zu sein, sondern verhindert schlicht viele Controlling Projekte schon im Ansatz.1
Ein kleines Beispiel aus der täglichen Praxis:
In einem unserer Projekte wurde der Controlling Abteilung für jede Sicherung einer Datei nur 2 Kopien aus fehlender Festplattenkapazität von der EDV zu gesichert.
Und es kam, wie es kommen musste: Man benötigte eine ältere Sicherungskopie. Aber alle diese Sicherheitskopien wurden mit der dritten automatisch von der Festplatte entfernt. Leider ohne diese Daten nochmals zu sichern.
Also wieder alles von vorn!
Werden in der Planungsphase des Einsatzes von Controlling Software die Hardware Ressourcen können zu gering eingeschätzt, kann dies zu mangelnder Performance der Software führen.
Noch ein kleines Beispiel aus der täglichen Praxis:
In der Planungsphase des Einsatzes der Controlling Software haben wir den Kunden mehrmals schriftlich darauf hingewiesen, dass bei der Menge von 3.000 Profitcentern * 570 Kosten- und Erlösarten bzw. über 20.000 Kunden sowie ca. 240.000 Einzelprodukten ein höherwertiger Server einzusetzen wäre (Preis Mehraufwand 4.000 €). Nach der Methode:
Es wird schon irgendwie klappen wurde aus Kostengründen! von der EDV gegen unseren Rat sowie Bedenken der Controlling Abteilung doch der unterklassische Server eingesetzt.
Endresultat: Der tägliche Datenimport dauerte dann ca. 25 Minuten – statt 4 Minuten! Der Start der Datei dauerte jetzt 4 Minuten statt Sekunden. Und die Performance durch 10.000`de von integrierten Formeln war für den Enduser einfach sehr bedenklich. Nach ständigem Druck aus der Controlling Abteilung hat man sich dann
7 Wochen! später doch für den schnelleren Server entschieden.
Mein Tipp: Wie Sie den Controlling Software Killer Nummer 9 vermeiden können!
Tun Sie sich doch den Gefallen, indem Sie vorher schriftlich definieren welche Datenmengen in die Controlling Software importiert werden sollen. Übernehmen Sie nur die Daten, die wirklich benötigt werden und nicht die, die zufällig auch noch in der Datenbanktabelle zu finden sind – nur weil Sie den SQL-Befehl nicht kennen. Fragen Sie einfach in der EDV nach – man wird Ihnen sicher helfen. So können Sie immer wieder auf diese schriftlich definierten Schwerpunkte gegenüber dem Anbieter von Controlling Software und ihrer EDV Abteilung berufen. Tun Sie dies nicht oder nur „halbherzig“ wird der zusätzliche Aufwand oder Performance Verluste eventuell Ihnen zugeschoben.
Fragen über Fragen – und genau aus diesem Grund haben wir unsere langjährigen Erfahrungen in der Planung, Einführung und Nutzanwendung von Controlling Software in einen 6plus1 Schritte Masterplan2 verdichtet.
Die Unternehmen erhalten mit dem 6plus1 Schritte Masterplan mehr Sicherheit, was sie durch die Einführung von Controlling Software auch wirklich an Nutzwerten für ihr Geld erhalten. Und bereits in der Planungsphase – vor dem Kauf der Controlling Software – können die zukünftigen Nutzwerte getestet und entsprechend dokumentiert werden. Nach dem Kauf der Software werden die schriftlich dokumentierten Nutzwerte dann auch entsprechend ergebnissichernd umgesetzt werden.
Soweit zum Controlling Software Killer Nummer 9 bei Auswahl von Controlling Software. Im folgenden Beitrag mehr zum Controlling Software Killer Nummer 10: Eigenes fachliches Controlling Know-how in den Unternehmen zur Einführung und Nutzanwendung der Controlling Software wurde überbewertet! Man bildet alles wie in Excel wieder genauso in der Controlling Software ab.
1 Götz, Oertel, StrategieAgentur, (2011)
2 Interne Vorlage Kirchhoff Controlling (2013):
Vervollkommnung Controlling – einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren
und zugleich große Herausforderung für den Mittelstand
Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software Corporate Planning Suite macht den Unterschied zwischen Stress, Überstunden, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit, Freiheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!
Mehr zum Thema: Probleme im Controlling mittelständischer Unternehmen und Controlling Software Killer Nummer 9 unter: www.kirchhoff-controlling.de
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