Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Im ersten Beitrag zu den „Die zehn typischen Controlling Fehler“
Heute Controlling Fehler 3: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? Excel die ultimative Geheimwaffe im unternehmensweiten Controlling zur Planung, Analyse und Reporting? Wahrheit oder Mythos?

Also steht die Frage: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? Welches Modell kann die Aufgaben in Planung, Analyse und Reporting im unternehmensweiten Controlling wesentlich besser, schneller und kostengünstiger erledigen? Excel begegnet uns quasi überall, es ist formal gesehen leicht zu bedienen und obendrein mit mächtigen Funktionen ausgestattet. 

In vielen Veröffentlichungen von Beratungsfirmen wird gebetsartig erklärt, dass es praktisch kein Unternehmen gibt, bei dem die Berichte, Planungsrechnungen und Finanzanalysen nicht mit Hilfe von Excel erstellt werden.Untersucht man dies genauer – trifft man unwiderruflich immer wieder auf die folgenden Problemfelder: Excel kontra Controlling Software!

In vielen Fachabteilungen der Unternehmen aller Größenordnungen wurde jahrelang fast ausschließlich Excel zu Analyse und zur Erstellung von Berichten verwendet. Oft wollen sich Mitarbeiter nicht von diesen alten Gewohnheiten trennen und zun das einfach was sie immer getan haben – Excel nutzen!

Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? 

Beraterfirmen erklären, in Fachartikeln ist nachzulesen, Management- und Controllerkollegen meinen, sogenannte Excel Experten beschwören …

• Excel ist das A + O in Management und Controlling

• Excel ist kostengünstig und verursacht kaum Folgekosten

• Excel ist einfach im Handling und ohne Spezialkenntnisse einzusetzen 

• Excel ist ein BI-Werkzeug oder hat BI Funktionalitäten

• Excel ist flexibel und sichert Management und Controlling Know-how

• Excel ist unverzichtbar in Management und Controlling mittelständischer Unternehmen, da Controlling Software zu kompliziert, zu zeitaufwendig und auch zu teuer ist.

Wenn Ihre Geschäftsidee auf der Vermarktung von Excel Lösungen  beruhen würde – würden Sie sich gern die fütternde Hand wegschlagen lassen? Oder den Ast, auf dem Sie sitzen und mit dem Sie seit Jahren Geld verdient haben, absägen? Würden Sie nicht auch versuchen, Ihren Status zu erhalten und wie ein Prediger von Unternehmen zu Unternehmen ziehen und Ihre mit viel Aufwand erstellten Excel Lösungen anpreisen?

Der Mythos „Excel kann im unternehmensweiten Management und Controlling einfach alles“ – lebt leider noch immer in den Köpfen vieler Führungskräfte und natürlich auch in den Unternehmen selbst! 

Versucht man trotzdem aus Excel ein BI Werkzeug zu machen – und genau das passiert täglich millionenfach in den Controlling Abteilungen in Deutschland – fangen die Probleme meist erst an. Controlling Problem Nummer 3: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? Auch bei den folgenden Unternehmen stellt sich diese Frage.

Eigener Erlebnisbericht:

Unternehmen aus der Energiewirtschaft mit über 1.300 Mitarbeitern und SAP Anwender

Workshop und anschließende Präsentation der Management-, Planungs- und Controlling Software vor dem kaufmännischem Leiter Herrn A. (62 Jahre) und seinem Nachfolger Herrn B. (33 Jahre). Reaktion von beiden nach der Präsentation sehr verhalten. Stolz zeigt mir dann Herr A. seine über zwölf Jahre selbst erstellte tolle EXCEL-Lösung. Ich habe das Gefühl ich zerstöre mit meinem Angebot sein Lebenswerk.

Drei Monate später rufe ich Herrn B. wieder an wie er denn mit der übernommenen tollen Excel-Lösung zurechtkommt. Er meint, dass es für Ihn unmöglich sei sich in die eingerichteten Strukturen, Formeln und Makros hinein zu-versetzen und deshalb die alte Lösung verworfen hat.

Also etwas neues?

Aber nein, er hatte bereits mit der Erstellung einer neuen eigenen tollen Excel-Lösung begonnen.

Er hat ja auch genug Zeit bis zu seinem Ruhestand, denn er war 33 Jahre alt. Und wer schaut hier auf die Kosten? Also weiterhin Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Wie man im Google-Keyword-Planer nachprüfen kann, suchen über 500.000 Excel User monatlich in Deutschland nach einer Excel Formelsyntax. Ist Excel also wirklich so einfach im Handling und ohne Spezialkenntnisse anzuwenden?

Oder wieder eigener Erlebnisbericht:

Unternehmen aus dem Handel über 300 Mitarbeiter und ProAlpha Anwender

Termin beim Leiter Controlling. Er erzählt mir, dass er zur EXCEL Schulung war. Jeder Teilnehmer musste vor Beginn der Schulung an einer Pinnwand eintragen wie viel % er glaubt EXCEL Kenntnisse zu haben.

Die meisten haben sich bei 60% bis 80% eingetragen. Er war vorsichtig und erzählte mir stolz, dass er sich bei 40% eingetragen hatte.

Als sich die zwei Referenten, einer übrigens Prof. für Betriebswirtschaft, bei 8% bzw. 10% eintrugen war auch er sehr erstaunt. In Auswertung dieser Excel Schulung hat er gelernt, dass er noch lange kein Excel Spezialist ist – er aber viele neue Inputs bekommen hat.

Ich habe keine Präsentation der Management-, Planungs- und Controlling Software durchgeführt, da dieser Leiter Controlling in den nächsten Jahren so beschäftigt sein wird seinen Wissensstand in Sachen Excel von vielleicht 2% auf … % zu erhöhen.

Welche Vergeudung von Arbeitszeit, Geld und Ressourcen!

Also steht wiederum die Frage: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? Welches Modell kann die Aufgaben in Planung, Analyse und Reporting im unternehmensweiten Controlling nun wirklich wesentlich besser, schneller und kostengünstiger erledigen?

Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Es existieren allein in Excel über 300 Funktionen, die Sie in Ihre tägliche Excel Arbeit einbinden könnten. 

Wie viele dieser Funktionen kennen Sie?

Studien zufolge kommt Excel in der Hälfte aller Fälle beim Reporting zum Einsatz – und es können ernsthafte Probleme folgen. Denn zumeist weiß niemand mehr so genau, aus welcher Quelle die in Excel aufbereiteten Daten für die Reporte eigentlich stammen. Geschäftsrelevante Entscheidungen könnten demnach auf Basis eventuell nicht konsistenter Daten getroffen werden. Es sind zahlreiche Fälle dokumentiert, in denen Unternehmen finanzielle Schäden in sechs- oder siebenstelliger Höhe entstanden, weil sich Schreib- oder logische Fehler in Excel-Dateien eingeschlichen haben. 

Nur einige wenige Beispiele dazu:

Die Stadt Worms wies 200 Millionen Euro Schulden statt 200.000 € Schulden durch einen Excel Fehler aus. 

In der Schulden Statistik für das Jahr 2010 nimmt die Stadt Worms einen unrühmlichen Platz als bundesweit höchst verschuldete Kommune ein.

Die außergewöhnliche Fehlleistung kam zustande, weil der städtische Gebäudebewirtschaftungsbetrieb irrtümlich drei Nullen zu viel in seinen Excel Tabellen übermittelt hatte. 1)

Das Letzte – Excel ist schuld! Eigentlich können die Hypo-Real-Estate-Banker nichts für ihr Versagen. Perfide Software hat sie denkfaul werden lassen. Wenn die Katastrophe da ist, dann ist es gut, einen Verantwortlichen zu haben. Toll, wenn der sowieso schon verhasst ist. Noch besser, wenn er sich nicht wehren kann. 

Der Absturz des Spaceshuttles „Columbia“ war so ein Fall: PowerPoint war schuld. Während das angeknackste Ding noch durchs All schwirrte, entschieden die Verantwortlichen damals falsch – nachdem ihnen mithilfe der allgegenwärtigen Software die nötigen Informationen präsentiert worden waren.

Merke: Durch PowerPoint verliert auch die Nasa den Überblick – und versucht es mal mit der Landung. Ja, das hört sich alles sehr nach Hypo Real Estate an.

Diesmal war es Excel. Diese Tabellen-Software, die einen durch ihr aufdringliches Raster förmlich dazu zwingt, Verluste ordentlich in eine Spalte mit anderen Verlusten zu schreiben und Gewinne in die Spalte mit den Gewinnen. Software, die Menschen derart gängelt, sorgt natürlich für einen sicheren Betrieb. 

Aber die Spätfolgen sind verheerend, das hat der niederländische Psychologe Christof van Nimwegen in einer Untersuchung festgestellt. Wenn eine Software nicht genug Möglichkeiten lässt, Fehler zu machen, werden die Menschen schnell denkfaul. Am Ende begreifen sie gar nicht mehr, was sie da eigentlich tun. Hört sich auch nach Hypo Real Estate an? Eben. Ein Auswechseln des Vorstands ist da noch zu wenig, auch ein nationaler Rettungsschirm reicht nicht.

Ab morgen sollten alle Finanzdienstleister nur noch Taschenrechner verwenden.2)

Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Bild: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? (Teil 1)

Bild: Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen? (Teil 2)

Link Video: (Teil1)                                        Link Video: (Teil 2) 

Excel ist aus dem heutigen Controller Alltag in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Jedoch sollte die Software Excel nicht zweckentfremdet werden. An Grenzen stößt die ursprünglich als Tabellenkalkulation konzipierte Software auch hinsichtlich des Funktionsumfanges, denn Excel ist vor allem zum Auswerten historischer Daten geeignet.

Die Anforderungen an Planungsinstrumente in der Unternehmenssteuerung gehen jedoch darüber hinaus und schließen auch prognostische Analyse ein.

In komplexen, unternehmensweiten Excel Lösungen haben in der Regel nur absolute Excel Spezialisten eine Chance, den vom Management und Controlling geforderten Informationsbedarf entsprechend aufzubereiten und diesen reportingseitig zur Verfügung zu stellen. Excel oder Controlling Software im Controlling nutzen?

Ich wiederhole nochmals – Excel ist vieles – aber kein Business-Intelligence-Werkzeug.

Dies ist nicht zuletzt auch dem relationalen Aufbau der Datenspeicherung in Excel geschuldet. In manchen Unternehmen werden Excel Tabellen einfach in den allgemeinen Umlauf gegeben. Es entstehen zwangsläufig unkontrollierte und isolierte Schatten- oder Insellösungen. Die Daten, die manche Adressaten erhalten, sind in vielen Fällen durch verschiedene Abteilungen und somit durch unzählige Hände gegangen. 

Die Daten werden dann meist aus den unterschiedlichsten Gründen neu strukturiert und mit weiteren Informationen verknüpft. Oft werden die Daten neu formatiert und erhalten eventuell neue Formeln, Datenverweise, Verknüpfungen oder weitere Berechnungen. 

Und plötzlich – vollkommen ohne Absicht der Bearbeiter dieser Tabellen – treten Plausibilitätsprobleme auf und eine meist nicht mehr nach zu vollziehende Rückrechnung bis zu den Ursprungsdaten beginnt. 

Controlling Software erlaubt in jedem Fall eine entsprechende Datenrückverfolgung. Excel hingegen unterstützt diese Datenrückverfolgung eben nicht. Diese fehlende Rückverfolgung und die daraus resultierende mangelnde Datenintegrität in Excel sind oft der Grund für massive Zeitaufwände bei der Suche nach Fehlern oder der Einarbeitung neuer Anforderungen.

Zusammenfassung:

Für die Einen ist Excel das nützlichste Tabellenkalkulationsprogramm des Universums, für die Anderen eine Bürofolter. Bilanzbuchhalter und Controller wissen Excel flink mit Daten zu füttern, dafür haben sie ihren Ruf als humorfreie Erbsenzähler und Sparkommissare weg. Wer es gar zu bunt treibt und ständig unnötige Tabellen und Charts in allen Farben baut, der gilt bald als „Excelbitionist“.3)

Verhindern lassen sich solche Probleme, indem Excel in eine vollwertige Controlling Software integriert wird. Diese dient als verlässliche, konsistente Datenquelle und Excel kann nach wie vor als Ausgabemedium genutzt werden. 

Somit ist allen Interessen innerhalb eines Unternehmens Rechnung getragen: Anwender können weiterhin mit dem vertrauten, leicht zu bedienenden Excel arbeiten und Unternehmensverantwortliche können sich darauf verlassen, nur mit verlässlichen Daten zu hantieren.

Excel die ultimative Geheimwaffe im Controlling?
Diese These ist ein Mythos oder einfach nur falsch!

1) Quelle: Wormser Zeitung
2) „Eigentlich können die Hypo-Real-Estate-Banker nichts für ihr Versagen“, M. Virtel 7.10.2008, FINANCIAL TIMES)
3) Manager Magazin online 29.05.2012

Soweit zu Problem 3: Excel oder Controlling Software für das Controlling nutzen?

Im nächsten Beitrag aus den „Die zehn typischen Controlling Fehler „

Controlling Fehler Nummer 3: 
Für das Controlling haben wir ja unsere Buchhaltung oder/und unsere Controlling-Abteilung – die machen das schon!
Warum ist das in einigen Unternehmen heute noch an der Tagesordnung?
Im Beitrag möchte ich dies gern mit eigenen Praxis Beispielen aus meiner 20`jährigen Controlling Arbeit untersetzen.

Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit
im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität!  

Mehr zum Thema – Die zehn typischen Controlling Fehler
unter: www.operatives-controlling4winners.de

 

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