BI-Controlling Software – Kunden kaufen nur Nutzen aus der Software!

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BI-Controlling Software – Kunden kaufen nur Nutzen aus der Software!

Und da sitzen sie nun zu Beginn der Präsentation von BI-Controlling Software –Anbieter und potentieller Interessent – aber oft mit völlig unterschiedlichen Erwartungshaltungen. Controlling Software – Unumstritten ist, dass aktuell das Thema möglicher Einsatz von Controlling Software schon für viele Unternehmen ein Thema ist oder wieder geworden ist. 

BI-Controlling Software

Bild: Wünsche Führungskräfte im Controlling

Hunderte von Führungskräften haben wir in den vergangenen Jahren befragt, in welchen Themengebieten sie sich zukünftig Verbesserungen wünschen und erhoffen. 

Ansatzpunkte für einen möglichen Einsatz von Controlling Software in den Unternehmen gibt es also genug. Controlling Software oder BI-Tools gibt es genügend.

Viele Führungskräfte aus Management und Controlling haben sich bereits zahlreiche Controlling Software und BI Werkzeuge vorstellen lassen. 

Konnten sich aber im Gewirr unterschiedlichster Produkte, Lösungsansätze, Datenkonzepte und Anbieter oft einfach nicht entscheiden. 

Viele Anbieter von Controlling Software zeigen den potentiellen Interessenten nur, was mit der angebotenen Controlling Software möglich wäre und wie es Andere bereits gemacht hatten.

Der Interessent soll es auch so machen – wie es schon viele Andere gemacht haben. Kaum ein Anbieter fragt nach den Interessenten nach seinen unternehmensspezifischen Wünschen, Vorstellungen und Anforderungen. 

Am Ende der Präsentationen sind die Interessenten meist noch verunsicherter als vor der Präsentation. Vollgestopft mit Informationen. Einen direkten Nutzen aus diesen Präsentationen müssen sich die meisten Interessenten dann meist selbst noch selber erarbeiten. Von einem Handlungsrahmen zur Inbetriebnahme, Einführung und Nutzanwendung der BI-Controlling Software ganz zu schweigen.

Warum ist das eigentlich so?

Das erste große Problemfeld vieler Anbieter von Controlling Software ist gegenwärtig, dass die potentiellen Interessenten nicht dort abgeholt werden, wo sie derzeit stehen, sondern dort, wo die Anbieter glauben, dass der Interessent steht!   

BI-Controlling Software

Bild: Wo steht der potentielle Interessent von Controlling Software

Wenn der potentielle Interessent an der falschen Stelle von den Anbietern von Controlling Software abgeholt wird – passiert meist folgendes: 

In vielen Unternehmen kommt die Präsentation von Controlling Software – in 90% ohne Anwesenheit der Geschäftsleitung – immer sehr gut an. 

Anwesende Mitarbeiter und Führungskräfte finden Controlling Software toll.

„Damit könnten wir ja endlich …“ Euphorie/Aufbruchstimmung und dann:
„Tolle Präsentation. 
Machen Sie uns ein Angebot für …“  

Einige Zeit später – Nachfrage zum Angebot:

  • »Wir würden ja gern,  aber die derzeitige wirtschaftliche Lage zwingt uns … !« 
  • »Wir sind noch nicht so weitwir müssen erst noch …
    aber die Präsentation  war super!« 
  • »Wir melden uns bei Bedarf, wir sind ja nur ein kleines Unternehmen …!« 
  • »Wir wollten uns erst mal informieren,
    ob … für uns überhaupt …!« 
  • »Wir würden ja gern, aber die Geschäftsleitung hat dafür
    zur Zeit kein Budget …!« 
  • »Wir sind so speziell, wir wissen noch nicht ob das … ,
    trotzdem tolle Präsentation!«
  • »Wir müssen uns noch drei weitere Produkte ansehen,
    dann können wir …!«

Und alles bleibt im Unternehmen oft wie es ist. Weitere Präsentationen folgen –  es könnte eventuell noch etwas Besseres geben.

Man weiß ja nun, was alles gehen könnte! 

SCHILDKROETEWeil es immer wieder das alte Spiel ist, seit es die Menschen gibt!

Zenon`s Schildkröte (Aus der griechischen Mythologie)

Zenon behauptete er würde den Wein kaufen wenn Achilleus, als der schnellste Läufer seiner Zeit bekannt, seine Schildkröte einholen würde falls diese zu Beginn eines Wettlaufes nur einen kleinen Vorsprung bekäme. Achilleus willigte natürlich ein. Und sie liefen los.

Zenon`s Schildkröte durchlief, während Achilleus die erste Strecke zurücklegte, eine weitere Strecke in eine völlig andere Richtung. Immer, wenn Achilleus diese weitere Strecke durchlaufen hatte, legte die Schildkröte abermals eine bestimmte (wenn auch kleinere) Strecke in eine völlig andere Richtung zurück.

Da dies unendlich lang so weiterging, konnte Achilleus die Schildkröte nie erreichen und blieb auf seinem Wein sitzen.

Das zweite große Problemfeld zwischen Anbieter und potentiellen Interessenten liegt in der Komplexität von Controlling Software im Besonderen. Wobei sich in der Vergangenheit für BI-Controlling Software vier Kernfragen abzuleiten sind.   

Kernfrage 1: Unterschiedliche Controllingansätze – wie miteinander vergleichen?

  • Der Leistungsumfang von BI-Controlling Software ist äußerst komplex und viele Interessenten fragen sich nach den Präsentationen – wie es bisher nur ohne diese Controlling Software ging. Lösungen leisten in der Regel ähnliches oder nähern sich in ihren Inhalten immer mehr an. Die Marktkommunikation vieler Anbieter lässt sich ebenfalls nur schwer als „anwenderfreundlich“ bezeichnen.
  • Oft handelt es sich um ein Gewirr unterschiedlichster Produkte und Lösungen, deren konkrete Unterschiede sich selbst bei genauerem Hinsehen einem potentiellen Nutzer nur schwer oder gar nicht erschließen. Oft versuchen Anbieter von BI-Controlling Software ihre Stärken in den Mittelpunkt zu stellen – was ja formal erst einmal richtig ist – ihre Schwächen, die sich aus der konkreten technologischen Umsetzungen und Eigenarten ergeben, versuchen sie dagegen zu kaschieren. 1)
  • Duzende Verkäufer malen in Präsentationen wunderschöne Bilder über die Einfachheit ihrer Controlling Software nach der Methode:
    Haben Sie Schwierigkeiten mit der Unternehmensführung – kaufen Sie eine Management- oder BI-Controlling Software und alle Probleme sind gelöst! 1)
  • Würde man nur vier beliebige BI-Controlling Software mit vollständigem Controlling Anspruch explizit miteinander vergleichen oder testen, brauchte man Monate, ohne zu einem endgültigem Ergebnis kommen zu können. 

Kernfrage 2: Controlling Software aus einer Hand am Besten?

  • Die größten Verwirrungen bei potentiellen Interessenten entstehen nach mehreren Präsentationen unterschiedlicher BI-Controlling Software dabei immer wieder dadurch, dass insbesondere Produkte, die nur Teilbereiche des komplexen Controllingthemas abdecken, mit solchen verglichen werden, die einen Anspruch auf Komplettabdeckung erheben.
  • Verkäufer zeigen immer gerne auf, wenn sie BI-Controlling Software aus einer Hand wirklich? haben, dass nur so eine Komplettlösung aus einer Hand den Kunden wirklich glücklich machen könnte.
  • Die tägliche Praxis zeigt aber schon seit langem auf, dass Lösungen aus einer Hand nicht zwangsläufig wirklich immer besser sind, wie es einige der „so genannten oder auch selbst ernannten“ Komplettanbieter immer wieder behaupten.
  • Integrations- und Pflegeaufwand sollten klar berücksichtigt werden. Es ist aber nicht automatisch davon auszugehen, dass die Kombination unterschiedlicher Systeme ein höherer Aufwand entsteht. 1)
  • Auch kann sich unter Umständen ein etwas höherer technischer Aufwand dadurch relativieren, wenn im Gegenzug eine wesentlich bessere Abdeckung der betriebswirtschaftlichen Aspekte erreicht wird. 

Kernfrage 3: EDV oder IT Abteilungen manchmal als Bremse?

  • Es lässt sich innerhalb der Unternehmen momentan verbreitet ein starkes Übergewicht der IT-Abteilungen gegenüber dem Controlling beobachten.
  • Dies führt häufig dazu, dass vermeidliche IT-Killerkriterein, wie bspw. das Dogma der nahtlosen Integration oder das Ideal eines einzigen Systems, fachliche Anforderungen von vorne herein überspielen. Oft ohne genau auf ihren Sinn und ihre tatsächlichen Hintergründe überprüft worden zu sein. 1)
  • Dementsprechend übernimmt die IT-Abteilung manchmal sehr schnell das Ruder bei Evaluierungen oder agiert als „Graue Eminenz“ im Hintergrund und rückt somit IT-Aspekte in den Fokus. Schnell sind dabei notwendige fachliche Anforderungen aus dem Controlling ohne größere Mühe hinweggefegt.
  • Hierzu kommt die Schwierigkeit, dass gerade die IT-Abteilungen unter chronischen Kapazitäts-Dauerengpässen leiden. Updates, Rollouts oder operative Anpassungen von ERP-Systemen sind Dauerthema.
  • Das Spannungsfeld hieraus bringt nicht nur viele IT-Bereiche in die Situation, mit den entsprechenden Anpassungen immer einen oder zwei Schritte hinterher zu sein, sondern verhindert schlicht viele Controllingprojekte schon im Ansatz. 1) 

Kernfrage 4: Differenzen zwischen geplantem und erzieltem Ergebnis?

  • Geht das Projekt in die Umsetzung, ist diese in nicht wenigen Fällen mit wesentlich höheren Kosten und höherem Einsatz verbunden als geplant.
  • Daneben sind viele Projekte gekennzeichnet von signifikanten Abstrichen bei den angepeilten Funktionalitäten. Ist dann die Lösung doch implementiert, ist mindestens jeder zweite Anwender mit den Ergebnissen unzufrieden.
  • Hiezu kommt, dass die Lösungen regelmäßig nur einen kleinen Teil der Personen erreichen, bei denen ein deutlicher Nutzen zu erwarten wäre.1)

1 vgl. Götz Oertel, StategieAgentur, 2011 

Diese Situation kann weder Anbieter noch Anwender oder gar Interessenten glücklich stimmen. Während – grob gesagt – auf Anbieterseite noch immer oft eine starke Technologieorientierung festzustellen ist, suchen viele Kunden eine Lösung für betriebswirtschaftliche Probleme und Anforderungen, die zu formulieren sie zudem oft nur mehr oder weniger vage in der Lage sind.

Aber Wege muss es doch für beide Seiten geben! 

Die zentrale Erkenntnis ist heute: Wer mehr aus den vielen Zahlen und Daten auf seinen Festplatten macht, schneidet im Wettbewerb mit anderen deutlich besser ab. das ist unbestritten.

Für den Einsatz von Controlling Software – als echte Excel Alternative – ergeben sich daher für Interessenten wichtige Einsatzfragen wie:

  • Welches Produkt passt zu uns und wie sieht der Zeitrahmen aus?
  • Wann soll der mögliche Einsatz einer BI-Controlling Software erfolgen?
  • Welche genauen Anforderungen bezüglich operativen Regelkreises des Controlling? 
  • Strategischen Regelkreises des Controlling?
  • Wie könnte eine, wenn der Interessent es wünscht – schrittweise Einführung aussehen?
  • Welche Potentiale benötigen wir zur Einführung von BI-Controlling Software?
  • Welches Controlling Know-how wird vom Anbieter vorausgesetzt?
  • Welche datentechnischen Voraussetzungen werden vom Anbieter erwartet bzw. müssen vorher noch geschaffen werden?
  • Welche Kosten müssen eingeplant werden oder welche Berater Leistungen sind notwendig?
  • Selbst realisieren oder vom Anbieter einführen lassen?
  • Welche Controlling Werkzeuge sollte eine Controlling Software in unserer globalisierten Welt Führungskräften aus Management und Controlling heute zur Verfügung stellen?
  • Und natürlich welche Controlling Werkzeuge benötigt man sofort – welche eventuell später – oder vielleicht gar nicht?
  • Welche Anforderungen sollte Controlling Software als echte Alternative zu Excel unbedingt erfüllen. 

Und der wichtigste Punkt

  • Wie sieht eigentlich ein praxisorientierter Handlungsrahmen aus mit dem ein schneller Rückfluss des Kaufpreises und natürlich des Einführungsaufwands für die Unternehmen für Controlling Software im Mittelstand gesichert werden kann?

Und, nicht zu vergessen, Controlling soll einfach wieder mehr Spaß machen.

  • Sie wünschen sich wieder mehr Anerkennung ihrer Arbeit.
  • Sie wollen weg davon, dass sie als Überbringer schlechter Nachrichten, diese unbewusst mit ihrer Person in Verbindung gebracht werden.
  • Mehr Zufriedenheit, Kreativität und Freiheit im Job!
  • Die Erfüllung Ihrer Träume!
  • Von Überstunden und Mehrarbeit und dem zur Zeit auf Ihnen lastenden Zeitdruck wollen sie sich befreien.
  • Sich ab- und zu auch mal eine Auszeit nehmen zu können!
  • Und schließlich mehr Zeit für Hobbys und auch wieder mehr Zeit für Freunde und Familie!
  • Das alles und viel mehr erwarten heute Führungskräfte vom Einsatz von Management-, Planungs- und Controlling Software. 
Irrfahrt

Bild: Controller fühlen sich manchmal wie in einem Irrgarten …

Genau zu diesen Fragen erwarten heute potentielle Interessenten von den Anbietern von Controlling Software klare und verbindliche Antworten. Schlussfolgernd müssen die Anbieter von Controlling Software den potentiellen Interessenten immer dort abholen – wo er steht – und nicht dort wo der Anbieter glaubt dass der Interessent steht. 

Es reicht heute nicht mehr ein Controlling Software toll präsentieren zu können. Eine Präsentation sollte erst dann erfolgen, wenn die konkreten unternehmensspezifischen Anforderungen des Interessenten dem Anbieter von Controlling Software auch bekannt sind. 

Und die nachfolgende Präsentation sollte dann genau diese Lösungsansätze für die vom Interessenten aufgezeigten Schwerpunkte aufzeigen.  

Konkrete Fragen, die von einigen Anbietern nach der Präsentation von Controlling Software gestellt werden – wenn sie überhaupt gestellt werden, wie:

  • Welcher konkrete Nutzen müsste im Allgemeinen und im Besonderen erzielt werden – damit Sie persönlich bzw. Ihr Haus sich eine BI-Controlling Software zulegen würden?
  • Oder nehmen wir bitte einfach mal an: Die Controlling Software würde alle von Ihnen aufgezeigten Nutzenkomponenten vollständig zu Ihrer und zur Zufriedenheit Ihres Hauses erfüllen, würden Sie dann diese Controlling Software auch kaufen?
  • Welche konkreten Anforderungen oder Bedingungen müsste die Firma XYZ im Allgemeinen und im Besonderen erfüllen, damit Sie ihr den Auftrag zur Installation, Einweisung und Nutzanwendung der BI-Controlling Software erteilen?
  • Welche Konkurrenzprodukte haben Sie sich bereits angesehen?
  • Was hat Ihnen bei der Konkurrenz gefallen oder auch nicht gefallen?
  • Wann wollen Sie den von Ihnen definierten Nutzen aus Controlling Software erzielen?

sind von vielen potentiellen Interessenten nicht so gern gesehen, weil sie zu konkret sind. Interessenten plötzlich  aufgefordert werden Positionen beziehen.

Aber gezeigt zu bekommen was Controlling Software heute alles kann – egal welches Produkt – ist viele in den Präsentationen wesentlich stressfreier, da man wie im Kino in der ersten Reihe sitzt und der Film „Alles rund um BI-Controlling Software“ einfach nur abgespult bekommt. 

Leider habe ich auch bestimmt 100 dieser Präsentationen durchführen müssen. Aber die Schuld lag allein bei mir nicht beim Interessenten! 

Stellt der Anbieter von BI-Controlling Software aber diese konkreten Fragen dem Interessenten nicht oder kann oder möchte der Interessent darauf nicht antworten – dann führt es in der Regel nach 20’jähriger Erfahrung auch nicht zu irgendeinem Ergebnis.Interessent und Anbieter können sich die Zeit der Präsentation eigentlich einfach sparen.

Aber wie sollen Anbieter von BI-Controlling Software dem Interessenten ein höchst Maß an Nutzen durch die Controlling Software durch die Integration von Erfolgs-, Finanz-, Kosten-, Vertriebs-, Projekt-, Personal- und Konzerncontrolling sowie die Bereitstellung von Kennzahlen zur operativen und strategischen Unternehmens-
steuerung aufzeigen, wenn sie nicht wissen wo die Reise des Interessenten hingehen soll! 

Da sich sonst Anbieter und Interessent im gegebenen Fall in einer Allgemeinen Informationsveranstaltung rund um BI-Controlling Software befinden.

Und somit nicht auf gleicher Augenhöhe kommunizieren können oder wollen! Weitere Hinweise zur Präsentation von BI-Controlling Software? Haben Sie Anregungen, Ergänzungen, einen Fehler gefunden? Dann freue ich mich auf Ihren Kommentar. Sie können diese Seite natürlich auch weiterempfehlen. 

Es ist eine Tatsache, Controlling mit oder ohne Controlling Software Corporate Planning Suite macht den Unterschied zwischen Stress, Mehrarbeit und Kopfschmerzen oder Zufriedenheit im Job und Erhöhung Ihrer Lebensqualität! 

Mehr Informationen zu Controlling Software unterwww.operatives-controlling4winners.de

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